リプレイスと資産台帳の関係

PCを入れ替え、買い替えをするにあたり、多くの会社では新しいPCの配置を重視しがちですが、古いPCのデータ消去を行うこと、資産台帳を更新すること情報漏えい防止と適切な会計処理のために欠かせません。ただデータを削除しただけでは復元される恐れがありますし、資産台帳から廃棄したPCの情報が残ったままになっていると所在の分からないIT資産が生じることになります。ここでは、PCリプレイスの際に資産台帳をどう更新するか、手続きの流れなどをまとめました。

なぜ「資産台帳管理」が重要か

10万円以上のPCは基本的に固定資産として資産台帳に登録することになっています。多くの企業で固定資産、IT資産として登録されているPCを廃棄や入れ替えの時に正しく削除、更新していなければ、税務・会計上の資産情報にズレが生じてしまい償却資産税を多く支払うことになる、減価償却費が正しく計算できなくなる恐れがあります。また、実在しない資産が帳簿上にあると修正申告をしなければいけないなど手間がかかります。

誰が所有していたかが特定できなくなるため情報漏えいのリスクもありますし、監査時に廃棄プロセスを正しく説明できない、廃棄の記録がないことでデータ消去を確実に行った照明ができないとなれば、是正勧告を受ける恐れもあります。

入れ替えの前に整理しておくこと

PCを入れ替える前には、まず利用中のPCリストを資産台帳、PC管理台帳からピックアップして利用状況や搭載HDD/SSDの種類を確認します。

入れ替え前のPCに個人情報・機密データが含まれているかどうかを確認し、データ消去について優先順位を決めます。データ消去・廃棄するPCと、データ消去を下上で再利用するPCを資産台帳にしっかりと記しておくことで、処理業者や内部監査時の説明がしやすくなります。

データ消去と資産台帳の連携フロー

PCのデータ消去と資産台帳更新をどのようなタイミングで行っていくのが、具体的なフローについて紹介します。

旧PCの収集・資産台帳との照合

旧PCのシリアルナンバーや管理ラベル、品名・型番が資産台帳と一致するかどうか確認しておきましょう。焼却方法、耐用年数や設置場所・使用者などの確認が終われば、現物を確認します。

次に、処分する・リプレイスする旧PCのデータ移行・バックを実施します。物理メディアが不要でクラウドストレージ、大容量・高速でネット環境無しても移行できる外付けHDDやUSBメモリなど用途やデータ量に応じて選ぶと良いでしょう。

自社で専用ソフトによる完全消去

情報漏えいを防ぐために完全データ消去が求められます。自社で専用ソフトによる完全消去を行う際には、意味のないデータを上書きすることでデータを復元できない状態にすることになります。法人で専用ソフトを使用する際には、確実にデータを消去したことを示すための消去証明書が発行できるものを選ぶと良いでしょう。

また、業者に委託する場合は、専用のデータ消去ソフトを書き込む論理消去、専用の機械で穴を開けるなどする物理破壊、協力菜時季でデータを消去する磁気消去などの方法を選ぶことができます。自社で行うか、業者に依頼するかについては、会社の方針によって決めると良いでしょう。

資産台帳への記録

資産台帳に、旧PCの情報を記録します。

• 資産番号：会社の資産管理番号
• 機器情報：ハードディスク／SSDのシリアル、型番
• データ消去日：データを実際に消去した日
• 消去方式：論理消去や物理破壊、専用ソフトウェアによる消去など
• 消去実施者：担当者や委託した業者
• データ消去の証明書番号：業者に委託した際に取得（専用ソフトウェアで発行できる場合もある）
• 処分方法：売却、廃棄、再利用

これらの情報を資産台帳に記載し、「廃棄済」「再利用製品」などのステータスを付与します。

資産管理シールの処理

資産管理ラベル・管理シールは、PCを処分する際に処理する必要があります。会社名や管理番号が漏れると、情報漏えいや廃棄ルートの追跡が行われる恐れがあるためです。

シールは剥がすことができなければ、マジックで黒塗りしたり物理的に削り取ったりすることもできます。ただし、PCのリサイクルマークは廃棄時の回収に必要なシールとなりますので、貼ってある場合はそのままにしておきましょう。

資産台帳のメリット

資産台帳にPCの情報を正しく記載して管理することは、棚卸しや監査時に「どのPCがどこにあるか」を明確に把握できます。また、使用者が特定できるため、不正な持ち出しや紛失・盗難のリスクも低減できます。

シリアナンバーや保証期間、保守・廃棄などの管理業務が効率化でき、実際にPCを廃棄する際にはデータ消去の情報についても記載しておけば一覧で確認可能です。また、資産台帳にPC情報を記録しておくことで購入費用について計画的に減価償却を行ったり税務調査時のエビデンスとして過少・過大申告を防いだりすることができるなどのメリットがあります。

PCの買い替え・廃棄時には資産管理台帳の更新が必須

会社で購入・管理しているPCは、資産台帳に記録されていることが一般的です。PCの買い替え、廃棄をする際には、古いPCのシリアル番号や資産管理番号を確認して設置場所や利用状況、記録データなどを確認してデータ移行・バックアップを実施しましょう。データを消去した日時や消去方法について資産台帳に記録することで、情報漏えい対策が証明できます。

資産台帳の情報を更新することはセキュリティリスクを軽減するだけでなく、固定資産税の計算が適切に行えるなどのメリットがあります。PC買い替え時にはそのもののデータ入れ替えや移行に目が行きがちですが、資産台帳の更新、管理もしっかり実施することが大切です。