PCやHDD、SSD、NASなどを廃棄・返却・売却する際、社内でデータ消去を行うのが難しい場合は、専門業者への委託を検討することがあります。
データ消去業者に依頼すれば、専用ソフトや専用機器を使った消去、物理破壊、消去証明書の発行などを任せられるため、社内担当者の負担を減らしやすくなります。
一方で、業者に任せれば必ず安心というわけではありません。消去方法が目的に合っていない、証明書の内容が不十分、運搬・保管中の管理体制が不明確、見積外の追加費用が発生するなどのトラブルも考えられます。
このページでわかること
データ消去を業者に委託する際は、価格だけでなく、消去方法・証明書・セキュリティ体制・責任範囲を確認し、後から説明できる体制を整えることが重要です。
このページでは、総務・管理部門や情シス担当者が、データ消去を業者に委託する前に確認すべきポイントを解説します。
社内PCの入れ替えや、古いPCの廃棄時には、端末内に保存されたデータの消去が必要です。
業務で使っていたPCには、顧客情報、従業員情報、取引先情報、業務ファイル、メール、認証情報などが残っている可能性があります。
初期化やファイル削除だけで済ませてしまうと、データが復元されるリスクが残る場合があります。特に大量のPCを入れ替える場合は、社内担当者だけで1台ずつ確実に処理・確認するのが難しくなるため、業者への委託を検討する価値があります。
リース契約で利用していたPCを返却する場合も、データ消去が必要になることがあります。
「リース会社が消してくれるはず」「買取業者が処理してくれるだろう」と思い込むのは避けましょう。契約内容によっては、返却前のデータ消去が利用者側の責任になっている場合もあります。
また、買取や売却に出すPCにデータが残っていると、第三者の手に渡った後に情報漏えいにつながる可能性があります。リース返却・買取・売却の前には、消去責任の範囲と証明書発行の有無を確認しましょう。
オフィス移転や拠点閉鎖の際には、不要なPC、サーバー、NAS、外付けHDD、USBメモリなどがまとめて見つかることがあります。
部署や拠点ごとに保管されていた古い機器が出てくることもあり、短期間で大量のデータ消去や廃棄処理が必要になるケースもあります。
このような場合は、回収、データ消去、証明書発行、廃棄まで一括で相談できる業者を選ぶと、社内担当者の負担を減らしやすくなります。
退職者や異動者が使っていたPCを再利用する場合も、データ消去を検討する必要があります。
ローカルフォルダに業務ファイルが残っていたり、ブラウザに認証情報や保存パスワードが残っていたりする可能性があるためです。
次の利用者へ渡す前には、必要データのバックアップを確認したうえで、上書き消去や初期化を行いましょう。端末を外部へ返却・廃棄する場合は、消去証明書の発行も検討すると安心です。
データ消去業者へ相談する前に、対象機器や処理方針を社内で整理しておくと、見積や作業内容の確認がスムーズになります。
情報が曖昧なまま依頼すると、追加費用や作業漏れ、証明書の不備につながる可能性があります。
まず、データ消去の対象となる機器や媒体を一覧化しましょう。
対象には、以下のようなものがあります。
見積を取る際には、機器の種類と台数、媒体数が必要になります。また、故障機器や起動しない機器が含まれている場合、通常の上書き消去では対応できないこともあります。
PC本体だけでなく、外付けHDDやUSBメモリなどの小型媒体が対象から漏れないように注意しましょう。
データ消去の方法は、対象機器をその後どう扱うかによって変わります。
たとえば、社内で再利用するPCであれば、端末を壊さずにデータを消せる上書き消去が候補になります。一方、廃棄予定のHDDであれば、磁気消去や物理破壊が検討されます。
| 処理区分 | 検討される消去方法 |
|---|---|
| 再利用 | 上書き消去、セキュア消去 |
| 廃棄 | 磁気消去、物理破壊 |
| リース返却 | 契約条件に応じた上書き消去、証明書発行 |
| 買取・売却 | 買取業者の消去範囲確認、証明書発行 |
| 保管継続 | 暗号化、アクセス権管理、保管ルールの確認 |
処理区分を決めずに依頼すると、必要以上にコストがかかったり、目的に合わない消去方法を選んでしまったりする可能性があります。
データ消去を実施すると、原則として元のデータは復元できなくなります。そのため、業者へ依頼する前に必要データのバックアップが完了しているか確認しましょう。
特に注意したいのは、以下のような端末です。
バックアップ確認を利用者任せにすると、必要なファイルを消してしまうリスクがあります。誰が、どのデータを、いつまでに確認するのか、社内でルールを決めておくことが大切です。
法人がデータ消去を業者に委託する場合、消去証明書が必要になるケースが多くあります。
消去証明書は、監査、社内報告、取引先への説明、セキュリティポリシーへの対応などに役立つ証跡です。
事前に以下を確認しておきましょう。
特にサーバーやNASでは、1台の機器に複数のHDDやSSDが搭載されていることがあります。その場合、本体単位ではなく媒体単位で証明書を発行できるか確認しましょう。
機密情報を含む媒体を社外へ持ち出したくない場合は、オンサイト対応を検討しましょう。
オンサイト対応とは、業者が自社のオフィスや施設に訪問し、その場でデータ消去や物理破壊を行う方法です。作業に立ち会えるため、処理状況を確認しやすく、運搬中や保管中の漏えいリスクを抑えやすい点がメリットです。
オンサイト対応が向いているのは、以下のようなケースです。
オンサイト対応が必要かどうかを事前に整理しておくと、業者選定がしやすくなります。
データ消去業者を選ぶ際は、料金だけでなく、どの方法に対応しているか、どの範囲まで作業してくれるか、証明書をどのように発行してくれるかを確認することが重要です。
まず確認したいのは、対応できる消去方法です。
主なデータ消去方法には、以下があります。
業者によっては、上書き消去のみ、物理破壊のみなど、対応範囲が限られる場合があります。
再利用するPCには上書き消去、廃棄するHDDには磁気消去や物理破壊、SSDにはSSD対応の消去やチップ破壊など、目的に応じて適した方法は異なります。
複数の消去方法に対応し、対象機器や処理目的に合わせて提案してくれる業者を選ぶと安心です。
次に、対象となる機器や媒体に対応できるかを確認しましょう。
確認したい対象は、以下の通りです。
PCやHDDには対応していても、SSD、NAS、サーバー、LTOなどには対応していない業者もあります。
特に法人では、PC本体だけでなく、外付け媒体やサーバー、NASなども同時に処理することがあります。複数媒体に対応できる業者を選ぶと、管理しやすくなります。
データ消去の作業形態には、主に以下のようなものがあります。
| 作業形態 | 特徴 |
|---|---|
| オンサイト | 業者が現地に訪問し、その場で消去・破壊する |
| オフサイト | 業者施設へ機器を預けて処理する |
| 郵送 | 対象機器を送付して処理する |
| 持ち込み | 自社で業者窓口へ持ち込む |
| 回収 | 業者が機器を回収し、処理施設で消去する |
機密性の高い情報を扱う場合はオンサイト、少量であれば郵送や持ち込み、大量台数であれば回収やオフサイトなど、状況に応じて適した形態を選びます。
また、全国拠点での対応や、短納期での大量処理が必要な場合は、対応範囲やスケジュール調整の可否も確認しましょう。
データ消去業者へ依頼する大きなメリットのひとつが、消去証明書を発行してもらえることです。
ただし、証明書の内容は業者によって異なります。単に「証明書あり」と書かれているだけで安心せず、記載項目まで確認しましょう。
確認したいポイントは以下の通りです。
特に、監査や社内報告に使う場合は、資産台帳と照合しやすい内容になっているかが重要です。
業者に委託する場合は、消去作業そのものだけでなく、運搬中・保管中・作業中のセキュリティ体制も確認しましょう。
確認したい項目は、以下の通りです。
データ消去を業者へ委託しても、作業前の運搬・保管工程で管理が甘ければ、情報漏えいリスクが残ります。回収から消去完了まで、どのように管理されるのか確認しておきましょう。
データ消去の方法には、それぞれ向き・不向きがあります。業者へ依頼する際は、対象機器や処理目的に合った方法を選ぶことが重要です。
上書き消去は、専用ソフトで記憶領域に別のデータを書き込み、元データを読み取れない状態にする方法です。
PCやHDDを再利用したい場合や、リース返却する場合に向いています。物理的に壊さないため、端末を再利用できる点がメリットです。
依頼時には、以下を確認しましょう。
上書き消去は、対象機器が正常に認識できることが前提になる場合があります。故障機器や起動しないPCでは、別の方法が必要になることもあります。
磁気消去は、強力な磁気を使ってHDD内のデータを読み取れない状態にする方法です。
HDDを再利用しない場合や、起動しないHDDを処理したい場合に検討されます。ただし、磁気消去後のHDDは基本的に再利用できません。
また、磁気消去はHDD向けの方法であり、SSDには適していません。
依頼時には、以下を確認しましょう。
磁気消去を依頼する際は、対象がHDDであることを確認し、SSDやUSBメモリを誤って同じ方法で処理しないよう注意しましょう。
物理破壊は、HDDやSSDなどの記憶媒体を、穴あけ・破砕・細断などによって物理的に破壊する方法です。
廃棄前提の媒体に向いており、目視で破壊状態を確認しやすい点が特徴です。
依頼時には、以下を確認しましょう。
SSDの場合、HDDのような円盤ではなくメモリチップにデータが保存されます。そのため、SSDを物理破壊する場合は、チップ部分まで破壊できるかを確認することが重要です。
SSD、USBメモリ、SDカードなどのフラッシュ媒体は、HDDとは構造が異なります。
HDDと同じ磁気消去は使えず、単純な上書き消去だけでは不十分な場合もあります。
依頼時には、以下を確認しましょう。
フラッシュ媒体は小型で紛失しやすく、台帳管理から漏れやすい点にも注意が必要です。PC本体だけでなく、周辺媒体も委託対象に含めるか確認しましょう。
データ消去を業者に委託する大きなメリットのひとつが、消去証明書を発行してもらえることです。
ただし、証明書があればよいのではなく、記載内容や管理しやすさを確認する必要があります。
データ消去証明書では、以下のような項目を確認しましょう。
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 作業日 | いつ消去したか |
| 対象機器名 | PC、HDD、SSD、NASなど |
| 資産番号 | 社内台帳と照合するため |
| シリアル番号 | 端末・媒体を個別に特定するため |
| 消去方法 | 上書き、磁気、物理破壊など |
| 作業場所 | オンサイト、オフサイトなど |
| 作業会社 | 実施業者 |
| 証明書番号 | 証跡管理のため |
| 写真・ログ | 作業実態を確認するため |
証明書に資産番号やシリアル番号が記載されていないと、社内の台帳と照合しにくくなります。監査や社内報告に使う場合は、事前に証明書サンプルを確認しておきましょう。
証明書は、端末単位または媒体単位で発行できるかを確認することが重要です。
PCであれば端末単位で管理しやすい場合があります。一方、サーバーやNASでは、1台の機器に複数のHDDやSSDが搭載されていることが多いため、媒体単位で証明書を発行できるか確認しましょう。
一括証明書だけでは、後から「どの端末・どの媒体を消去したのか」が分かりにくい場合があります。
特に以下のようなケースでは、媒体単位の証明が望ましいです。
証明書は、発行して終わりではなく、社内の資産台帳と紐づけて保管することが大切です。
PDFだけでなく、CSVやExcel形式で一覧データを受け取れると、資産台帳やIT資産管理システムに取り込みやすくなります。
確認したい点は以下の通りです。
消去証明書は、万が一の問い合わせや監査対応時に重要な資料になります。必要なときにすぐ確認できる状態で保管しましょう。
データ消去業者に依頼する際は、作業単価だけで判断すると、後から追加費用が発生することがあります。
見積時には、どこまでが基本料金に含まれるかを確認しましょう。
基本作業費では、1台あたり、または1媒体あたりの消去費用を確認します。
確認したい項目は以下の通りです。
上書き消去、磁気消去、物理破壊では必要な設備や作業工程が異なるため、料金が変わることがあります。見積時には、どの方法で処理する前提なのか確認しましょう。
オンサイト作業や回収を依頼する場合は、出張費や回収費も確認が必要です。
確認したい項目は以下の通りです。
本体の消去費用が安く見えても、出張費や送料を含めると総額が高くなることがあります。総額で比較することが大切です。
証明書発行が基本料金に含まれているか、有料オプションなのかも確認しましょう。
確認したい項目は以下の通りです。
法人利用では、証明書が必要になるケースが多いため、見積時点で発行内容と費用を確認しておきましょう。
PC本体からHDDやSSDを取り外す作業が必要な場合、分解費が別途発生することがあります。
特に、以下のような機器では注意が必要です。
見積時には、HDD/SSD取り外し費用が含まれているかを確認しましょう。また、サーバーやNASのように複数ドライブを搭載している機器では、媒体数に応じて追加費用が発生することがあります。
データ消去後に、PC本体や破壊済み媒体を廃棄する場合は、廃棄・リサイクル関連費も確認しましょう。
確認したい項目は以下の通りです。
データ消去と廃棄処理を別々の業者に依頼する場合、責任範囲が分かりにくくなることがあります。一括対応できるか、または各工程の責任範囲を明確にしておきましょう。
データ消去を業者に委託する際には、見積や作業内容の確認不足によってトラブルが起こることがあります。
ここでは、よくあるトラブルと防止策を紹介します。
証明書が発行されても、内容が想定より簡易的で、社内報告や監査に使いにくい場合があります。
たとえば、以下のようなケースです。
防止策として、依頼前に証明書サンプルを確認しましょう。必要な記載項目がある場合は、見積段階で伝えておくことが大切です。
データ消去費用とは別に、HDDやSSDの取り外し費用が発生する場合があります。
特にノートPC、一体型PC、サーバー、NASなどでは、分解作業が必要になるため、追加費用が発生しやすくなります。
防止策として、見積時に以下を確認しましょう。
対象機器の種類や台数を事前に伝えておくことで、見積の精度が上がります。
業者によっては、HDDの消去や物理破壊には対応していても、SSDやNAS、サーバーには対応していない場合があります。
特に、SSDはHDDと記録方式が異なるため、専用の対応が必要です。NASやサーバーでは、RAID構成や複数ディスクの管理が必要になる場合もあります。
防止策として、対象機器に以下が含まれていないか確認しましょう。
対象がPCだけでない場合は、複数媒体に対応できる業者を選びましょう。
オフサイト処理や回収サービスを利用する場合、機器を業者へ預けてから消去されるまでの管理体制が重要です。
回収後の管理が不明確なままだと、運搬中や保管中の漏えいリスクが残ります。
確認したい点は以下の通りです。
機密性の高い情報を含む媒体を外部へ出したくない場合は、オンサイト対応も検討しましょう。
大量のPCやHDDを委託する場合、消去済みと未消去の区別がつかなくなることがあります。
たとえば、端末リストと作業リストの照合が不十分だったり、現物にステータス表示がなかったりすると、未消去端末を誤って廃棄・返却してしまうリスクがあります。
防止策として、以下を行いましょう。
データ消去では、作業そのものだけでなく、対象機器の管理も重要です。
データ消去を業者へ委託する前に、以下の項目を確認しておきましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対象機器を一覧化したか | PC、HDD、SSD、NASなど |
| 台数・媒体数を確認したか | 見積精度に関わる |
| 廃棄・再利用・返却の区分を決めたか | 消去方法を選ぶため |
| 必要データのバックアップは済んだか | 消去後は復元できないため |
| 希望する消去方法を整理したか | 上書き、磁気、物理破壊など |
| SSDやNASが含まれていないか確認したか | 対応可否を確認するため |
| オンサイト対応が必要か検討したか | 持ち出しリスクを抑えるため |
| 証明書の記載項目を確認したか | 監査・社内報告に備えるため |
| 見積に含まれる範囲を確認したか | 追加費用を防ぐため |
| セキュリティ体制を確認したか | 運搬・保管・作業中の漏えい対策 |
依頼前の整理ができていると、業者とのやり取りがスムーズになり、追加費用や作業漏れを防ぎやすくなります。
データ消去業者を選ぶ際、費用はもちろん重要です。しかし、価格だけで選ぶと、証明書の内容やセキュリティ体制が不十分だったり、目的に合わない消去方法が選ばれたりする可能性があります。
法人でデータ消去を行う場合、重要なのは「消したか」だけではありません。どの機器を、いつ、どの方法で、誰が消去したのかを説明できることが重要です。
確認すべきポイントは、以下の通りです。
総務・管理部門が業者を選ぶ場合でも、情シス部門と連携しながら、対象機器や消去方法、証明書の内容を確認することが大切です。
データ消去は、単なる廃棄作業ではなく、情報漏えいを防ぐための重要な工程です。自社で判断が難しい場合は、複数の消去方法や証明書発行に対応できる専門業者へ相談しましょう。
データ消去を業者に委託する際は、料金だけで判断するのではなく、対応できる消去方法、対象機器、証明書の発行内容、セキュリティ体制、見積範囲を確認することが重要です。
PCの廃棄やリース返却、オフィス移転、拠点閉鎖などでは、PC本体だけでなく、HDD、SSD、NAS、外付けHDD、USBメモリなども対象になる場合があります。対象機器を一覧化し、必要データのバックアップを確認したうえで、廃棄・再利用・返却の区分に応じた消去方法を選びましょう。
また、消去証明書は、監査や社内報告、取引先への説明に役立つ重要な証跡です。資産番号やシリアル番号、消去方法、作業日、作業場所などが記載されているかを確認し、IT資産台帳と紐づけて保管することが大切です。
自社で判断が難しい場合は、上書き消去・磁気消去・物理破壊、オンサイト・オフサイト、証明書発行まで対応できるデータ消去業者へ相談しましょう。
A. まずは対象機器の種類と台数を整理しましょう。PC、HDD、SSD、NAS、サーバー、USBメモリなど、対象となる媒体を一覧化することが大切です。
あわせて、廃棄・再利用・リース返却・買取のどれに該当するか、必要データのバックアップが済んでいるか、証明書が必要かも確認しておくと、見積や作業内容の確認がスムーズになります。
A. 料金だけで選ぶのはおすすめできません。安価でも、証明書の内容が不十分だったり、SSDやNASに対応していなかったり、運搬・保管時の管理体制が不明確だったりする場合があります。
法人でのデータ消去では、どの機器を、いつ、どの方法で、誰が消去したのかを説明できる体制が重要です。消去方法、証明書、セキュリティ体制、見積範囲を確認して選びましょう。
A. 法人や自治体、医療機関、金融機関など、機密情報や個人情報を扱う場合は、発行してもらうことをおすすめします。
証明書は、監査、社内報告、取引先への説明に使える重要な証跡です。作業日、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業場所などが記載されているかを確認しましょう。
A. 機密情報を含む媒体を社外へ持ち出したくない場合や、作業に立ち会いたい場合はオンサイト対応が向いています。一方、大量台数をまとめて処理したい場合や、業者施設で一括処理したい場合はオフサイト対応が候補になります。
重要なのは、運搬・保管・作業時の管理体制を確認することです。社外持ち出しに不安がある場合は、オンサイト対応を検討しましょう。
A. 基本作業費だけでなく、出張費、回収費、送料、証明書発行費、HDD/SSD取り外し費、分解費、廃棄・リサイクル関連費を確認しましょう。
特に、ノートPCや一体型PC、サーバー、NASなどは分解費が別料金になる場合があります。証明書の写真添付やログ出力がオプションになることもあるため、見積範囲を事前に確認することが大切です。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||