PCやHDD、SSD、NASなどを廃棄・返却・売却する際、データ消去を業者に依頼する方法には、郵送・持ち込み・回収・オフサイト処理などさまざまな形があります。
その中でも、機密情報を含む媒体を社外へ持ち出したくない場合に検討したいのが「オンサイト対応」です。
オンサイト対応とは、データ消去会社の作業員が自社オフィスや施設へ訪問し、その場でデータ消去や物理破壊を行う方法です。担当者が作業に立ち会えるため、媒体の持ち出しリスクを抑えやすく、消去・破壊の状況を確認しやすい点が特徴です。
ただし、オンサイト対応であれば必ず安心というわけではありません。対応できる消去方法、作業範囲、証明書の内容、HDD・SSDへの対応、当日の準備事項などを事前に確認する必要があります。
このページでわかること
オンサイト対応は、媒体を社外へ持ち出す前に自社内で処理できる点がメリットです。ただし、消去方法・証明書・作業管理まで確認して業者を選ぶことが重要です。
このページでは、オンサイト対応できるデータ消去会社の選び方と、依頼前に確認すべきポイントを解説します。
オンサイト対応のデータ消去とは、データ消去会社が依頼者の拠点へ訪問し、その場でPCやHDD、SSDなどのデータ消去を行う方法です。
対象機器を業者施設へ送ったり、持ち込んだりするのではなく、自社の管理下にある場所で作業を行えるため、媒体の移動をできるだけ減らしたい企業に向いています。
オンサイト対応では、業者の作業員が自社オフィスや施設へ訪問し、専用ソフトや専用機器を使ってデータ消去を行います。
作業場所は、一般企業のオフィスだけでなく、工場、自治体庁舎、病院、学校、研究施設、金融機関の拠点などさまざまです。
対象となる機器・媒体には、以下のようなものがあります。
作業内容は、上書き消去、磁気消去、物理破壊など、業者の対応範囲や対象媒体によって異なります。作業完了後には、消去証明書や破壊証明書、作業ログ、破壊後写真などが発行される場合もあります。
データ消去の依頼形態には、オンサイト以外にもオフサイト、郵送、持ち込み、回収などがあります。
| 依頼形態 | 特徴 |
|---|---|
| オンサイト | 業者が現地訪問し、その場で消去・破壊する |
| オフサイト | 業者施設へ機器を預けて処理する |
| 郵送 | 対象機器を送付して処理する |
| 持ち込み | 自社担当者が業者拠点へ機器を持ち込む |
| 回収 | 業者が機器を回収し、処理施設で消去する |
オンサイト対応の大きな違いは、対象機器や記憶媒体を自社外へ持ち出す前に処理できる点です。機密情報を含む端末や、社内規程で外部持ち出しが制限されている媒体を扱う場合に検討しやすい方法といえます。
一方で、オンサイト対応は出張費や作業場所の準備が必要になることがあります。少量の媒体であれば郵送や持ち込みのほうが効率的な場合もあるため、対象台数やセキュリティ要件に応じて選びましょう。
オンサイト対応のメリットは、媒体を自社内に置いたまま処理しやすいことです。
PCやHDDを業者施設へ送付・搬送する場合、運搬中の紛失、盗難、取り違え、保管中の管理不備などのリスクを考える必要があります。オンサイト対応であれば、少なくとも消去・破壊前の媒体を外部へ持ち出す工程を減らせます。
また、担当者が作業に立ち会えるため、以下のような確認がしやすくなります。
機密情報や個人情報を含む媒体を扱う場合、オンサイト対応は有力な選択肢になります。
オンサイト対応は、すべてのケースで必須ではありません。ただし、持ち出しリスクを抑えたい場合や、作業状況をその場で確認したい場合には有力な選択肢になります。
ここでは、オンサイト対応が向いている主なケースを紹介します。
PCやHDDの中に、顧客情報や従業員情報、取引先情報などが含まれている場合は、オンサイト対応を検討する価値があります。
特に注意したい情報には、以下のようなものがあります。
このようなデータが残った媒体を消去前に外部へ持ち出すと、運搬中や保管中の管理リスクが発生します。社外持ち出しを避けたい場合は、自社内で処理できるオンサイト対応が向いています。
官公庁、自治体、医療機関、金融機関、教育機関などは、扱う情報の機密性が高く、説明責任も重視されやすい組織です。
たとえば、以下のような情報を扱う場合があります。
このような組織では、媒体の移動履歴をできるだけ減らし、消去・破壊の実施状況を明確に残すことが重要です。
オンサイト対応であれば、作業に立ち会いながら処理でき、証明書やログ、写真などの証跡も残しやすくなります。監査や内部報告に備える意味でも、オンサイト対応は検討しやすい方法です。
PC入れ替え、オフィス移転、拠点閉鎖、リース返却などのタイミングでは、数十台・数百台規模のPCやHDDをまとめて処理することがあります。
大量台数を処理する場合、社内で1台ずつ消去するには手間がかかり、消去済み・未消去の管理も複雑になりがちです。
オンサイト対応であれば、以下のようなメリットがあります。
大量台数の場合は、業者の処理能力や1日あたりの対応台数、作業員数、持ち込み機器数も確認しておきましょう。
データ消去や物理破壊の作業に立ち会いたい場合も、オンサイト対応が向いています。
特に物理破壊では、HDDやSSDが実際に破壊される様子を目視確認したいというニーズがあります。立ち会いができれば、処理対象と証明書・写真・ログをその場で照合しやすくなります。
立ち会いによって確認しやすい項目は、以下の通りです。
内部統制や監査対応で立ち会い記録を残したい場合にも、オンサイト対応は活用しやすい方法です。
社内のセキュリティポリシーや契約条件によって、記憶媒体の外部持ち出しが禁止されているケースもあります。
たとえば、以下のようなルールがある場合です。
このような場合、郵送やオフサイト処理ではルールに合わない可能性があります。オンサイト対応であれば、自社施設内で処理を完結しやすくなります。
オンサイト対応といっても、業者によって実施できる方法は異なります。対象媒体や処理目的に合った方法に対応しているかを確認しましょう。
ここでは、オンサイト対応で依頼される主な消去方法を紹介します。
上書き消去は、専用ソフトを使って記憶領域に別のデータを書き込み、元のデータを読み取れない状態にする方法です。
PCやHDDを再利用したい場合や、リース返却前に端末を壊さず処理したい場合に向いています。
オンサイトで上書き消去を依頼する際は、以下を確認しましょう。
上書き消去は、対象機器が正常に認識できることが前提になる場合があります。故障PCや起動しないPCが含まれる場合は、別の方法も提案できる業者を選ぶと安心です。
磁気消去は、HDDに強力な磁気を照射して、データを読み取れない状態にする方法です。
HDDが起動しない場合や、再利用せず廃棄する場合に検討されます。オンサイト対応では、業者が磁気消去装置を持ち込み、その場で処理するケースがあります。
磁気消去を依頼する際は、以下を確認しましょう。
なお、磁気消去はHDD向けの方法であり、SSDには適していません。SSDが含まれる場合は、別の方法に対応できるか確認しましょう。
物理破壊は、HDDやSSDなどの記憶媒体を、穴あけ・破砕・細断などによって物理的に壊す方法です。
廃棄前提の媒体に向いており、担当者が目の前で破壊状況を確認しやすい点が特徴です。オンサイト対応との相性がよい方法といえます。
物理破壊を依頼する際は、以下を確認しましょう。
SSDはHDDのような円盤ではなく、メモリチップにデータが保存されます。そのため、SSDを物理破壊する場合は、チップ部分まで破壊できるかを確認することが重要です。
機密性が高い媒体を扱う場合や、機器の種類が混在している場合は、複数の消去方法を組み合わせることもあります。
たとえば、以下のような使い分けが考えられます。
HDD、SSD、NAS、サーバー、USBメモリなどが混在する場合、一律の方法では適切に処理できないことがあります。対象媒体ごとに方法を変えられる業者を選ぶと安心です。
オンサイト対応できるデータ消去会社を選ぶ際は、訪問対応の可否だけでなく、対応機器、消去方法、証明書、作業体制まで確認することが重要です。
ここでは、業者選定時に確認したいポイントを紹介します。
まず、オンサイトで対応できる機器や媒体を確認しましょう。
確認したい対象は、以下の通りです。
業者によっては、HDDの物理破壊には対応していても、SSDやNAS、サーバーには対応していない場合があります。
特に法人では、PC本体だけでなく、外付けHDDやNAS、サーバー、バックアップ媒体も同時に処理することがあります。対象機器を整理したうえで、オンサイトで対応できる範囲を確認しましょう。
次に、どの消去方法に対応できるかを確認します。
確認したい方法は、以下の通りです。
再利用する端末、廃棄する媒体、SSD、故障機器では、適した方法が異なります。
1つの方法しか対応できない業者の場合、対象媒体によっては適切に処理できないことがあります。複数の方法に対応し、媒体ごとに適切な方法を提案できる業者を選びましょう。
オンサイト対応を選ぶ場合、作業に立ち会えるかどうかは重要な確認ポイントです。
立ち会いができると、作業前後の台数確認や、物理破壊の目視確認、証明書・写真・ログとの照合がしやすくなります。
確認したい点は以下の通りです。
特に、監査や内部統制の観点で作業証跡を残したい場合は、立ち会い可否を事前に確認しておきましょう。
オンサイト対応では、作業後にどのような証跡を受け取れるかも重要です。
確認したい項目は以下の通りです。
証明書に作業場所が記載されていれば、オンサイトで処理した証跡としても確認しやすくなります。
大量台数を処理する場合は、PDFの証明書だけでなく、一覧データで受け取れるかも確認しましょう。
PC入れ替えや拠点閉鎖では、大量台数を短期間で処理する必要があります。
オンサイト対応業者を選ぶ際は、以下を確認しましょう。
大量台数では、作業能力だけでなく、端末リストとの照合や証明書発行の管理体制も重要です。台数が多いほど、事前準備と当日の進行管理が必要になります。
オンサイト対応では自社内で作業するとはいえ、外部業者が機器や媒体に触れることになります。作業員の管理体制やセキュリティ意識も確認しておきましょう。
確認したい項目は以下の通りです。
作業場所が自社内であっても、管理体制が不明確では不安が残ります。見積時や打ち合わせ時に確認しておきましょう。
オンサイト対応では、当日の作業がスムーズに進むよう、対象機器や作業場所、立ち会い担当者を事前に整理しておくことが重要です。
準備が不足していると、作業時間が延びたり、追加費用が発生したり、証明書の内容に不備が出たりする可能性があります。
まず、作業対象となる機器や媒体のリストを作成しましょう。
リストには、以下のような項目を入れておくと管理しやすくなります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 資産番号 | 社内で管理している番号 |
| シリアル番号 | 機器や媒体の個体識別番号 |
| 機器種別 | PC、HDD、SSD、NASなど |
| 媒体種類 | HDD、SSD、USBメモリなど |
| 台数 | 対象数 |
| 保管場所 | 作業前の保管場所 |
| 希望処理方法 | 上書き、磁気、物理破壊など |
| 証明書発行単位 | 端末単位、媒体単位など |
| ステータス | 未処理、処理中、処理済みなど |
大量台数の場合は、作業当日に現物とリストを照合しながら進めることで、処理漏れや取り違えを防ぎやすくなります。
データ消去や物理破壊を実施すると、原則として元のデータは復元できません。
そのため、オンサイト作業前に必要データのバックアップが完了しているか確認しましょう。
特に注意したい対象は、以下の通りです。
利用部署や関係者に確認し、バックアップ完了の記録を残してから作業へ進むことが大切です。
オンサイト対応では、業者が専用機器を持ち込んで作業を行うため、作業場所の確保が必要です。
事前に以下を確認しておきましょう。
物理破壊機器を使用する場合、作業音や破壊時の粉じん、搬入経路などに注意が必要な場合があります。オフィス内で作業するのか、倉庫や会議室などを使うのか、事前に業者と相談しましょう。
オンサイト作業では、当日の立ち会い担当者を決めておきましょう。
担当者は、総務部門、情報システム部門、管理部門、セキュリティ担当者などが候補になります。必要に応じて複数部門で立ち会うこともあります。
立ち会い担当者が確認する内容は、以下の通りです。
当日の判断が必要になることもあるため、対象機器や処理方針を把握している担当者が立ち会うと安心です。
大量のPCやHDDを処理する場合、消去済みと未消去の混在に注意が必要です。
作業前後で同じ場所に保管していると、未処理の媒体を誤って廃棄・返却してしまう可能性があります。
防止策として、以下を行いましょう。
オンサイト対応では、その場で作業状況を確認できるメリットがあります。現物管理と台帳管理をあわせて行い、処理漏れを防ぎましょう。
オンサイト対応では、通常の持ち込みや郵送と比べて、出張費や作業環境に応じた費用が発生することがあります。
見積を確認する際は、作業単価だけでなく、総額に含まれる費用項目を確認しましょう。
オンサイト対応では、業者が自社拠点へ訪問するため、出張費が発生する場合があります。
確認したい点は以下の通りです。
全国に拠点がある企業では、拠点ごとの出張費がどのように計算されるかも確認しましょう。
作業費は、対象機器や媒体、消去方法によって異なります。
確認したい項目は以下の通りです。
見積では、どの方法で何台処理する前提になっているかを確認しましょう。対象台数が当日増えると、追加費用が発生する場合があります。
消去証明書や破壊証明書の発行費も確認が必要です。
確認したい項目は以下の通りです。
法人でのデータ消去では、証明書が重要な証跡になります。費用だけでなく、記載内容もあわせて確認しましょう。
PC本体、NAS、サーバーなどからHDDやSSDを取り外す場合、分解費や取り外し費が発生することがあります。
特に注意したい機器は以下の通りです。
HDDやSSDを取り外したうえで消去・破壊する場合は、取り外し作業が見積に含まれているか確認しましょう。
物理破壊を行った後、破壊済みのHDDやSSDをどう処理するかも確認が必要です。
選択肢としては、以下があります。
破壊後媒体を業者へ引き渡す場合は、回収後の管理や廃棄処理の範囲を確認しましょう。自社で保管する場合も、保管場所や廃棄時期を決めておくことが大切です。
オンサイト対応は、社外持ち出しリスクを抑えやすい方法ですが、事前準備や確認が不足すると、当日にトラブルが起こることがあります。
ここでは、よくあるトラブルと防止策を紹介します。
オンサイト作業当日に、予定していなかったPCやHDDが追加されることがあります。
たとえば、予備機、退職者端末、外付けHDD、部署保管の古いPCなどが当日に見つかるケースです。
対象台数が増えると、作業時間が足りなくなったり、追加費用が発生したりする可能性があります。
防止策として、事前に対象機器の棚卸しを行い、台数・媒体数を確定しておきましょう。追加の可能性がある場合は、あらかじめ業者に相談しておくと安心です。
ノートPC、一体型PC、小型PC、NAS、サーバーなどでは、HDDやSSDの取り外しに時間がかかる場合があります。
特に、特殊な筐体や分解が難しい機器では、当日の作業時間が想定より長くなることがあります。
防止策として、事前に対象機器の種類を業者へ伝え、取り外し作業に対応できるか確認しましょう。サーバーやNASの場合は、ディスク本数やRAID構成も確認しておくとスムーズです。
HDD向けの磁気消去装置や物理破壊機器を前提にしている場合、SSDに適切に対応できないことがあります。
SSDは磁気消去に適しておらず、物理破壊でもチップ部分まで破壊できるかが重要です。
防止策として、作業前にSSDの台数を確認し、SSD対応消去やチップ破壊に対応できるかを業者へ確認しましょう。
オンサイト作業後に証明書を受け取ったものの、必要な情報が記載されていないことがあります。
たとえば、以下のようなケースです。
防止策として、事前に証明書サンプルを確認し、必要な記載項目を業者へ伝えておきましょう。大量台数の場合は、CSVやExcel形式の一覧データも受け取れるか確認しておくと便利です。
オンサイト作業では、作業場所の条件が合わず、当日作業が進みにくくなることがあります。
たとえば、以下のようなケースです。
防止策として、事前打ち合わせで作業場所の条件を共有しましょう。必要であれば、会議室、倉庫、専用作業スペースなどを確保しておくと安心です。
オンサイト対応を依頼する前に、以下の項目を確認しておきましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対応エリア | 自社拠点へ訪問できるか |
| 対応機器 | PC、HDD、SSD、NAS、サーバーに対応できるか |
| 消去方法 | 上書き、磁気、物理破壊に対応できるか |
| SSD対応 | SSD消去・チップ破壊に対応できるか |
| 立ち会い | 作業に同席・目視確認できるか |
| 証明書 | 資産番号・シリアル番号付きで発行できるか |
| 写真・ログ | 破壊写真や消去ログを残せるか |
| 大量台数 | 希望日程で処理できる体制があるか |
| 費用範囲 | 出張費・作業費・証明書費・分解費を確認したか |
| セキュリティ体制 | 認証・作業管理・再委託有無を確認したか |
オンサイト対応は、社外持ち出しを避けられる点がメリットですが、業者ごとに対応できる範囲は異なります。対象機器や必要な証跡を整理したうえで比較しましょう。
オンサイト対応の大きなメリットは、媒体を社外へ持ち出す前に、自社内で消去・破壊できることです。
ただし、その場で処理できるだけでは十分ではありません。重要なのは、どの機器を、いつ、どの方法で処理したのかを後から説明できる状態にしておくことです。
そのためには、以下の確認が欠かせません。
オンサイト対応は、情報漏えい対策として有効な選択肢になり得ますが、価格だけで選ぶのではなく、対応方法・証跡・作業管理まで確認して業者を選びましょう。
オンサイト対応のデータ消去は、PCやHDD、SSDなどの記憶媒体を社外へ持ち出さず、自社内で消去・物理破壊できる方法です。機密情報や個人情報を含む端末を処理する場合や、作業に立ち会いたい場合、持ち出し禁止の社内ルールがある場合に有力な選択肢になります。
ただし、オンサイト対応であれば必ず安心というわけではありません。上書き消去、磁気消去、物理破壊、SSD対応消去など、自社の機器や処理目的に合った方法に対応できるかを確認することが重要です。
また、作業に立ち会えるか、消去証明書に資産番号・シリアル番号・作業場所が記載されるか、破壊後写真や消去ログを残せるかも確認しましょう。オンサイト対応を依頼する際は、対象機器リスト、作業場所、立ち会い担当者、バックアップ状況を事前に整理しておくことが大切です。
社外持ち出しリスクを抑えながら、社内報告や監査にも備えたい場合は、オンサイト対応に加えて、複数の消去方法と証明書発行に対応できるデータ消去会社へ相談してみましょう。
A. オンサイト対応とは、データ消去会社の作業員が自社オフィスや施設へ訪問し、その場でPCやHDD、SSDなどのデータ消去・物理破壊を行う方法です。
対象媒体を社外へ持ち出す前に処理できるため、運搬中の紛失や盗難、保管中の管理不備などのリスクを抑えたい場合に検討しやすい方法です。
A. 顧客情報、従業員情報、医療情報、金融情報、研究開発情報など、機密性の高い情報を含む端末を処理する企業に向いています。
また、官公庁・自治体・医療機関・金融機関のように説明責任が重視される組織や、媒体の社外持ち出しを禁止している企業、作業に立ち会いたい企業にも適しています。
A. 業者によって異なりますが、上書き消去、磁気消去、物理破壊などに対応している場合があります。
再利用するPCは上書き消去、廃棄するHDDは磁気消去や物理破壊、SSDはSSD対応消去やチップ破壊など、媒体や目的に応じて方法を分けることが重要です。依頼前に対応範囲を確認しましょう。
A. 多くの業者で、消去証明書や破壊証明書の発行に対応しています。ただし、記載内容は業者によって異なります。
資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社、破壊後写真、消去ログなどが記載・添付できるかを事前に確認しましょう。
A. 対象機器リストの作成、必要データのバックアップ、作業場所の確保、立ち会い担当者の選定、消去済み・未消去の保管場所の分離を行っておきましょう。
特に大量台数を処理する場合は、資産番号やシリアル番号を含むリストを作成し、作業後に証明書やログと照合できる状態にしておくことが重要です。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||