PCやHDD、SSDを廃棄・返却・売却する際、データ消去を実施したことを示す書類として データ消去証明書 が発行されることがあります。
法人の場合、データを消去しただけでなく、「どの機器を、いつ、どの方法で消去したのか」を後から説明できる状態にしておくことが重要です。特に、監査対応、社内報告、リース返却、情報漏えい対策では、証明書が証跡として役立ちます。
ただし、証明書は発行されれば何でもよいわけではありません。対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業会社など、必要な情報が記載されているかを確認する必要があります。
このページでわかること
データ消去証明書は、PCやHDDなどの記憶媒体に対して、データ消去を実施したことを示す証跡です。法人では、PC廃棄、リース返却、監査対応、社内報告、情報漏えい対策のために必要になることがあります。証明書を受け取る際は、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業会社が確認できるかをチェックしましょう。
このページでは、データ消去証明書の意味、必要になるケース、確認すべき記載項目を総務・管理部門向けに解説します。
データ消去証明書とは、PC、HDD、SSD、NAS、サーバーなどの記憶媒体に対して、データ消去を実施したことを示す書類です。どの機器を、いつ、どの方法で消去したかを確認するための証跡として使われます。
法人でPCやHDDを廃棄・返却する場合、単に「消去しました」と口頭で説明するだけでは不十分なことがあります。後から社内確認や監査が入ったときに、対象機器と消去内容を確認できる資料が必要になるためです。
データ消去証明書は、こうした確認に備えるための重要な書類です。
データ消去証明書は、消去作業を実施したことを示す証跡になります。
たとえば、以下のような情報を後から確認するために使われます。
PCやHDDを廃棄した後に「本当に消去したのか」と確認が必要になっても、機器そのものが手元に残っていない場合があります。そのようなとき、証明書があれば、作業内容を説明しやすくなります。
また、万が一、情報漏えいの疑いが生じた場合にも、どの機器がいつ処理されたかを確認する資料として役立ちます。
データ消去証明書は、単にファイルを削除したことや、PCを初期化したことを示す書類ではありません。
法人で求められるデータ消去では、上書き消去、磁気消去、物理破壊、SSD対応消去など、復元困難な状態にするための処理が行われたかが重要です。
そのため、証明書では以下のような点を確認する必要があります。
「証明書があるから安心」と考えるのではなく、どのような方法で、どの媒体に対して処理されたのかを確認することが大切です。
データ消去証明書は、発行してもらって終わりではありません。法人では、証明書を適切に保管し、必要なときに確認できる状態にしておくことが重要です。
たとえば、以下のように管理するとよいでしょう。
大量PCの入れ替えや多拠点での処理では、PDFの証明書だけでは検索しづらいことがあります。CSVやExcel形式の一覧データもあわせて保管すると、資産台帳と照合しやすくなります。
データ消去証明書は、PC廃棄、リース返却、情報機器の売却、監査対応、社内報告、官公庁・自治体・医療機関など高い情報管理が求められる場面で必要になることがあります。
個人利用では必須でないケースもありますが、法人では説明責任や内部管理の観点から、証明書を取得しておくと安心です。
PCやHDDを廃棄する場合は、データ消去証明書が必要になることがあります。
廃棄する機器には、顧客情報、従業員情報、取引先情報、社内資料、契約書、請求書などが残っている可能性があります。廃棄前に適切なデータ消去を行い、その証跡を残しておくことが重要です。
特に確認したいのは、以下の点です。
PCやHDDの処分では、データ消去と廃棄は別工程です。データ消去証明書だけでなく、必要に応じて廃棄証明書や破壊証明書も確認しましょう。
リース契約で利用しているPCを返却する場合も、データ消去証明書が必要になることがあります。
リース品は返却が前提のため、物理破壊ができない場合があります。その場合、上書き消去など、機器を壊さずにデータを消去する方法が選ばれることがあります。
リース返却時には、以下を確認しましょう。
返却期限が決まっている場合は、消去作業と証明書発行までの期間を逆算して準備することが大切です。
PCやサーバーを売却・買取に出す場合も、データ消去証明書を取得しておくと安心です。
買取業者がデータ消去を行う場合もありますが、どの方法で消去するのか、証明書が発行されるのかを確認しましょう。法人で利用していた機器には、顧客情報や社内情報が残っている可能性があります。
売却・買取時には、以下を確認します。
買取価格だけで判断せず、情報漏えい対策と証跡管理まで含めて確認することが重要です。
内部監査や外部監査、情報セキュリティ監査などで、データ消去の証跡が求められることがあります。
監査では、「いつ、誰が、どの機器を、どの方法で処理したのか」を確認される場合があります。データ消去証明書があれば、口頭説明だけでなく書類として提示しやすくなります。
監査対応で確認されやすい項目は以下の通りです。
証明書は、IT資産台帳や廃棄記録と紐づいていることで、監査資料として使いやすくなります。
官公庁・自治体・医療機関・金融機関など、機密性の高い情報を扱う組織では、データ消去証明書の重要性が高くなります。
たとえば、以下のような情報を含む媒体では、より慎重な管理が求められます。
このような媒体を処理する場合は、媒体単位で証明書を発行できるか、オンサイト対応や立ち会いに対応できるか、破壊写真や作業ログを残せるかも確認しましょう。
説明責任が重い組織では、証明書の有無だけでなく、証明書の記載項目と管理方法まで重要です。
データ消去証明書では、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社、証明書番号などを確認します。法人では、社内台帳と照合できる情報が記載されていることが重要です。
| 記載項目 | 確認する理由 |
|---|---|
| 対象機器名 | どの機器を消去したか確認するため |
| 機器種別 | PC、HDD、SSD、NASなどを区別するため |
| 資産番号 | 社内台帳と照合するため |
| シリアル番号 | 個体識別するため |
| 消去方法 | 上書き、磁気、物理破壊などを確認するため |
| 作業日 | いつ消去したか確認するため |
| 作業場所 | オンサイトか業者施設か確認するため |
| 作業会社 | 実施業者を確認するため |
| 証明書番号 | 再発行・検索に使うため |
| 作業ログ・写真 | 作業実態を確認するため |
証明書でまず確認したいのは、どの機器を消去したのかを特定できる情報です。
特に法人では、社内のIT資産台帳と照合できるように、資産番号やシリアル番号が記載されているかを確認しましょう。
注意したいのは、PC本体のシリアル番号と、内蔵HDD・SSDのシリアル番号が異なる場合があることです。媒体単位で管理したい場合は、HDDやSSDのシリアル番号まで記載されていると安心です。
確認すべき情報は以下の通りです。
一括証明書の場合でも、対象機器の内訳一覧に資産番号やシリアル番号が含まれているか確認しましょう。
データ消去証明書では、どの方法で消去したかも重要です。
主な消去方法には、以下があります。
証明書に「データ消去済み」とだけ書かれていて、具体的な消去方法が分からない場合は、内容として不十分なことがあります。
また、対象媒体に合った方法かも確認が必要です。たとえば、SSDはHDDのように磁気で記録していないため、磁気消去は適していません。SSDの場合は、SSD対応消去やチップ破壊など、媒体に合った方法で処理されているか確認しましょう。
証明書には、いつ、どこで、どの会社が作業したかも記載されていると管理しやすくなります。
確認したい項目は以下の通りです。
オンサイト対応の場合は、自社拠点名や作業場所が記載されているか確認しましょう。持ち帰り対応の場合は、回収日と処理日が異なることがあるため、回収日、処理日、処理施設の情報も確認できると安心です。
上書き消去や物理破壊の場合、作業ログや破壊写真があると、作業実態を確認しやすくなります。
上書き消去では、消去ソフトの実行結果やエラー有無がログとして残る場合があります。物理破壊では、破壊前後の写真や、破壊した媒体の状態を確認できる写真が発行されることがあります。
特に高機密媒体では、以下を確認するとよいでしょう。
破壊写真やログが必須かどうかは、社内規程や情報管理レベルによって異なります。必要な場合は、依頼前に業者へ確認しておきましょう。
一括証明書は複数台のデータ消去をまとめて証明する形式で、端末別証明書は1台ごと・媒体ごとに証明する形式です。大量台数では一括証明書でも、資産番号やシリアル番号の内訳一覧があるかを確認しましょう。
| 比較項目 | 一括証明書 | 端末別・媒体別証明書 |
|---|---|---|
| 対象 | 複数台をまとめて記載 | 1台・1媒体ごとに記載 |
| 管理しやすさ | 台数が多いと便利 | 個体確認しやすい |
| 台帳照合 | 内訳一覧が必要 | 照合しやすい |
| 監査対応 | 記載内容次第 | 詳細確認に向く |
| 向いているケース | 大量PC処理 | 高機密媒体・個別管理 |
| 注意点 | 個体情報が不足しやすい | 証明書数が多くなる |
一括証明書は、大量のPCやHDDをまとめて処理する場合に使いやすい形式です。
たとえば、以下のようなケースで向いています。
ただし、一括証明書でも、対象機器の内訳が分からなければ管理しづらくなります。「PC100台を消去」とだけ記載されている場合、どのPCが対象だったのかを後から確認しにくいため、内訳一覧の有無が重要です。
端末別・媒体別証明書は、1台ごと、またはHDD・SSDなどの媒体ごとに証明する形式です。
以下のようなケースに向いています。
端末別・媒体別証明書は、個体ごとの確認がしやすい一方、台数が多い場合は証明書の枚数が増え、保管や管理が煩雑になることがあります。
一括証明書を利用する場合は、内訳一覧を必ず確認しましょう。
「PC50台を消去」といった記載だけでは、どの端末が処理されたのか分かりにくい場合があります。監査や社内確認で使うためには、対象機器を個別に確認できる情報が必要です。
内訳一覧に含めたい項目は以下の通りです。
CSVやExcel形式の一覧データがあると、IT資産台帳と照合しやすくなります。
データ消去証明書はデータを消去したことを示す書類で、廃棄証明書は機器や媒体を廃棄したことを示す書類です。PCやHDDの処分では、データ消去と物理的な廃棄は別の工程として確認しましょう。
| 種類 | 証明する内容 | 主な確認項目 |
|---|---|---|
| データ消去証明書 | データを消去したこと | 機器情報、消去方法、作業日、作業会社 |
| 廃棄証明書 | 機器・媒体を廃棄したこと | 廃棄日、廃棄物、処理会社、処理方法 |
| 破壊証明書 | 物理破壊したこと | 破壊方法、破壊日、写真、対象媒体 |
データ消去と廃棄は、同じ意味ではありません。
データ消去は、記憶媒体に保存されているデータを復元困難な状態にする工程です。一方、廃棄は、PCやHDDなどの機器を処分する工程です。
そのため、以下のようなケースに注意が必要です。
PCやHDDの処分では、データ消去を行ったうえで、必要に応じて廃棄処理の証明も確認しましょう。
HDDやSSDを物理破壊した場合は、破壊証明書や破壊写真が発行されることがあります。
物理破壊は目視で確認しやすい方法ですが、破壊が不十分だとリスクが残る場合があります。そのため、どの媒体をどのように破壊したかを確認できる証跡が重要です。
確認したい項目は以下の通りです。
特にSSDでは、メモリチップ部分が破壊されているかが重要です。物理破壊の証明書や写真で、必要な範囲まで破壊されているか確認しましょう。
法人では、データ消去証明書だけでなく、複数の書類をセットで保管することがあります。
たとえば、以下のような書類です。
これらをIT資産台帳と一緒に管理することで、後から処理状況を確認しやすくなります。総務・管理部門と情報システム部門が連携し、どの書類をどこに保管するかを決めておくとよいでしょう。
データ消去証明書を受け取ったら、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業会社が依頼内容と一致しているかを確認しましょう。証明書を保管するだけでなく、IT資産台帳と紐づけることが重要です。
まず、依頼した台数と証明書に記載された台数が一致しているかを確認します。
確認したい項目は以下の通りです。
大量台数や複数拠点での処理では、依頼台数と消去完了台数が一致しないことがあります。台数に差異がある場合は、未処理の機器が残っていないか確認しましょう。
次に、証明書に記載された資産番号やシリアル番号が、IT資産台帳と一致しているかを確認します。
特に注意したいのは、PC本体と内蔵HDD・SSDの番号が異なる場合です。媒体単位で管理している場合は、HDDやSSDのシリアル番号まで照合する必要があります。
確認したい点は以下の通りです。
多拠点で処理した場合は、拠点名や管理部署もあわせて確認しましょう。
証明書に記載された消去方法が、対象媒体に合っているかも重要です。
たとえば、HDDであれば上書き消去、磁気消去、物理破壊が候補になります。一方、SSDは磁気消去では適切に処理できません。SSDの場合は、SSD対応消去、セキュア消去、チップ破壊などが必要になります。
確認したい点は以下の通りです。
証明書に消去方法が明記されていない場合は、業者へ確認しましょう。
証明書を確認したら、保管場所を決めて管理します。
おすすめの管理方法は以下の通りです。
証明書は、必要なときに見つけられなければ意味が薄くなります。監査や社内確認で使えるよう、検索しやすい状態で保管しましょう。
データ消去を業者へ依頼する前に、証明書の発行可否や記載項目を確認しておくことが重要です。作業後に「必要な項目が記載されていない」と気づいても、修正や再発行が難しい場合があります。
まず、業者がデータ消去証明書の発行に対応しているかを確認しましょう。
確認したい点は以下の通りです。
法人で利用する場合は、証明書発行がオプションになっていることもあるため、見積時に確認しておきましょう。
証明書に記載できる項目も事前に確認します。
特に、社内台帳と照合するためには、資産番号やシリアル番号の記載が重要です。
確認したい項目は以下の通りです。
自社の監査や社内規程で必須項目が決まっている場合は、依頼前に業者へ伝えておきましょう。
オンサイト対応と持ち帰り対応では、証明書で確認したい項目が一部異なります。
オンサイト対応では、作業場所や立ち会い担当者、作業前後の台数確認が重要です。持ち帰り対応では、回収日、処理日、処理施設、輸送記録、受領書などが重要になります。
確認したい項目は以下の通りです。
自社内で作業したのか、業者施設で作業したのかを後から確認できるようにしておきましょう。
大量台数や多拠点のデータ消去では、証明書を一覧管理できるかが重要です。
確認したい点は以下の通りです。
大量台数の場合、証明書PDFが多数あるだけでは管理しづらくなります。台帳と照合しやすいデータ形式で受け取れるか確認しましょう。
データ消去証明書を取得・確認する際は、以下の項目をチェックしましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 証明書は発行されるか | 発行可否・費用・納期 |
| 対象機器が特定できるか | 機器名・資産番号・シリアル番号 |
| 消去方法が明記されているか | 上書き・磁気・物理破壊など |
| 作業日が記載されているか | 実施日を確認 |
| 作業場所が分かるか | オンサイト・業者施設 |
| 作業会社が分かるか | 実施主体を確認 |
| 台帳と照合できるか | 資産番号・証明書番号を紐づけ |
| 内訳一覧があるか | 一括証明書の場合に必要 |
| 写真・ログがあるか | 物理破壊・上書き消去の確認 |
| 再発行できるか | 紛失・監査時に備える |
このチェックリストは、業者へ依頼する前にも、証明書を受け取った後にも活用できます。特に、総務・管理部門が業者とやり取りする場合は、情シス部門と連携して必要項目を事前に整理しておくと安心です。
データ消去証明書があっても、それだけで情報漏えいリスクがゼロになるわけではありません。証明書の内容が十分か、対象機器を特定できるか、消去方法が媒体に合っているかを確認する必要があります。
特に注意したい点は以下の通りです。
証明書は、内容が確認できてこそ意味があります。特に法人では、証明書の有無だけでなく、記載内容と管理方法まで確認しましょう。
データ消去証明書は、取得するだけでは不十分です。必要な項目が記載されているかを確認し、IT資産台帳と紐づけ、監査や社内確認で使える状態に保管することが重要です。
総務・管理部門では、PC廃棄やリース返却の手続きを担当することが多くあります。一方で、消去方法や媒体種別の確認には情シス部門の協力が必要になる場合があります。
そのため、以下のような役割分担をしておくとよいでしょう。
証明書の形式や保管ルールを社内で決めておけば、PC入れ替えや拠点閉鎖、リース返却のたびに判断に迷いにくくなります。
データ消去証明書は、PCやHDD、SSDなどの記憶媒体に対して、データ消去を実施したことを示す証跡です。法人では、PC廃棄、リース返却、監査対応、社内報告、情報漏えい対策のために必要になることがあります。
証明書を受け取る際は、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社などが記載されているかを確認しましょう。一括証明書の場合は、対象機器の内訳一覧があるかも重要です。
また、証明書は取得して終わりではありません。IT資産台帳と紐づけ、監査や社内確認で使えるように保管することが大切です。
法人でPCやHDDを廃棄・返却する場合は、データ消去を実施するだけでなく、証明書として証跡を残すことが重要です。対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日などを確認できる証明書を発行できる業者であれば、監査対応や社内報告にも活用しやすくなります。
A. データ消去証明書とは、PCやHDD、SSDなどの記憶媒体に対してデータ消去を実施したことを示す書類です。
対象機器、消去方法、作業日、作業会社などを確認するための証跡として使われます。法人では、PC廃棄、リース返却、監査対応、社内報告などで必要になることがあります。
A. 個人利用では必須でない場合もありますが、法人では取得しておくと安心です。
特に、PC廃棄、リース返却、監査対応、社内報告、情報漏えい対策が必要な場合は、データ消去証明書が役立ちます。顧客情報や個人情報を扱う機器では、証跡として保管しておくことが重要です。
A. 対象機器名、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社、証明書番号などが確認できると安心です。
大量台数の場合は、内訳一覧も確認しましょう。特に一括証明書では、どの機器を処理したのか分かるように、資産番号やシリアル番号の一覧が必要です。
A. 一括証明書でも、対象機器の内訳一覧があれば管理しやすくなります。
ただし、「PC50台を消去」といった記載だけでは、どの端末を処理したのか分かりにくい場合があります。資産番号、シリアル番号、拠点名、消去方法などの一覧があるか確認しましょう。
A. 違います。データ消去証明書は、データを消去したことを示す書類です。廃棄証明書は、機器や媒体を廃棄したことを示す書類です。
PCやHDDの処分では、データ消去と廃棄は別工程として確認する必要があります。場合によっては、消去証明書、破壊証明書、廃棄証明書をセットで保管することもあります。
A. 保管期間は、社内規程や監査要件によって異なります。
少なくとも、IT資産台帳や廃棄・返却記録とあわせて、後から対象機器を確認できる状態で保管しておくことが重要です。拠点別・年度別に整理し、資産番号や証明書番号で検索できるようにしておくと、監査時にも確認しやすくなります。
A. 証明書はデータ消去を実施した証跡ですが、それだけで情報漏えいリスクがゼロになるわけではありません。
消去方法が対象媒体に合っているか、証明書の内容が十分か、回収・保管中の管理体制が適切かも確認する必要があります。証明書は「取得」だけでなく、「内容確認」と「保管」まで行うことが重要です。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||