PCやHDD、SSDを廃棄・返却・売却する際、データ消去を業者に依頼すれば安心と思う方もいるかもしれません。しかし、業者に問い合わせる前に社内で確認しておくべき項目を整理していないと、見積内容がずれたり、証明書の記載項目が不足したり、対象機器の処理漏れが発生したりする可能性があります。
特に法人では、対象機器の台数、HDD/SSDの種類、消去方法、オンサイト対応の要否、証明書発行、回収・廃棄範囲などを事前に確認しておくことが重要です。
このページでわかること
データ消去を業者に依頼する前には、対象機器、媒体種別、台数、設置拠点、消去目的、希望する消去方法、オンサイト対応の要否、証明書の記載項目、回収・廃棄範囲を整理しておくことが重要です。事前確認が不十分だと、見積内容のズレや処理漏れ、証明書不足につながる可能性があります。
このページでは、データ消去を業者に依頼する前に確認すべき項目を、総務・情シス・管理部門向けにチェックリスト形式で解説します。
データ消去を業者に依頼する前に確認が必要なのは、対象機器や媒体の種類、消去目的、証明書の要件によって、必要な作業内容や費用、対応できる業者が変わるためです。事前整理をしておくことで、見積のズレや処理漏れを防ぎやすくなります。
「PCをまとめて処分したい」「HDDを破壊してほしい」といった大まかな依頼内容だけでは、業者側も正確な見積や作業計画を立てにくくなります。問い合わせ前に社内で情報を整理しておくことで、業者とのやり取りもスムーズになります。
データ消去の見積は、対象機器の種類や台数によって大きく変わります。
たとえば、PC100台の消去を依頼する場合でも、内蔵ストレージがHDDなのかSSDなのか、1台に複数のストレージが入っているのか、外付けHDDやUSBメモリも含めるのかによって、作業内容や費用が変わります。
特に注意したいのは、以下のようなケースです。
対象機器が曖昧なまま見積を取ると、後から追加費用が発生したり、作業日程が延びたりする可能性があります。業者へ問い合わせる前に、対象リストを作成しておくと安心です。
データ消去では、媒体の種類によって適した方法が異なります。
HDDであれば、上書き消去、磁気消去、物理破壊が選択肢になります。一方、SSDはHDDのように磁気で記録していないため、磁気消去では対応できません。SSDにはSSD対応消去やチップ破壊など、別の方法が必要になります。
また、NASやサーバーは複数のHDD・SSDを搭載していることが多く、本体単位ではなくディスク単位で処理する必要があります。
媒体別に確認したい点は以下の通りです。
媒体種別を確認せずに依頼すると、適切でない消去方法を選んでしまう可能性があります。
法人でデータ消去を業者へ依頼する場合、データ消去証明書の発行が必要になることがあります。
ただし、証明書は発行されればよいというものではありません。監査対応や社内報告で使う場合は、必要な情報が記載されているかが重要です。
たとえば、以下のような項目を確認できる証明書が必要になることがあります。
特に、IT資産台帳と照合する場合は、資産番号やシリアル番号が重要です。依頼後に「証明書に必要な情報が入っていない」と気づくと、再発行や確認に手間がかかるため、依頼前に必要項目を整理しておきましょう。
データ消去を業者に依頼する前には、対象機器、媒体種別、台数、拠点、消去目的、依頼形態、証明書、回収・廃棄範囲、費用、社内承認の10項目を確認しておくとスムーズです。
| No. | チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|---|
| 1 | 対象機器 | PC、HDD、SSD、NAS、サーバー、USBメモリなど |
| 2 | 媒体種別 | HDDかSSDか、混在していないか |
| 3 | 台数・本数 | PC台数、HDD/SSD本数、拠点別数量 |
| 4 | 設置拠点 | 本社、支店、店舗、工場、倉庫など |
| 5 | 消去目的 | 廃棄、リース返却、再利用、売却 |
| 6 | 希望する消去方法 | 上書き、磁気消去、物理破壊、SSD対応消去 |
| 7 | 依頼形態 | オンサイト、持ち帰り、郵送、持ち込み |
| 8 | 証明書 | 発行要否、記載項目、形式、納期 |
| 9 | 回収・廃棄範囲 | 消去のみ、回収、破壊、廃棄、マニフェスト |
| 10 | 社内確認 | バックアップ、復旧要否、承認、台帳更新 |
この10項目を事前に整理しておくことで、業者への問い合わせや見積依頼がしやすくなります。総務・管理部門だけで判断しにくい項目は、情シス部門や情報セキュリティ担当者と連携して確認しましょう。
まず、データ消去の対象になる機器を整理します。PC本体だけでなく、内蔵HDD・SSD、外付けHDD、NAS、サーバー、USBメモリ、SDカードなども対象に含めて確認しましょう。
対象機器の整理が不十分だと、見積漏れや処理漏れにつながります。特に法人では、支店や倉庫、部署単位で保管されている旧端末が後から見つかることもあるため、対象範囲を明確にすることが重要です。
データ消去の対象は、PC本体だけではありません。データが保存されている記憶媒体も対象になります。
確認したい機器・媒体は以下の通りです。
特に、外付けHDDやUSBメモリ、SDカードは小型で見落としやすい媒体です。部署や拠点ごとに保管されている可能性があるため、あわせて確認しましょう。
NASやサーバーを処理する場合は、本体台数だけでなく、搭載されているHDD・SSDの本数を確認することが重要です。
NASやサーバーでは、複数のディスクにデータが分散・冗長化されていることがあります。RAID構成やホットスペアがある場合、1台の本体に複数のHDD・SSDが搭載されています。
確認したい項目は以下の通りです。
証明書が必要な場合も、本体単位ではなく、ディスク単位で記載できるか確認しておくと管理しやすくなります。
データ消去を依頼する際は、対象機器だけでなく、対象外にする機器も明確にしておきましょう。
対象外にする可能性があるものには、以下があります。
対象外リストを作成しておくと、誤回収や誤消去を防ぎやすくなります。処理対象リストと対象外リストを分けて管理し、業者にも対象範囲を明確に伝えましょう。
HDDとSSDでは適したデータ消去方法が異なります。HDDは上書き消去・磁気消去・物理破壊が選択肢になりますが、SSDは磁気消去が使えないため、SSD対応消去やチップ破壊を検討する必要があります。
媒体種別を確認せずに依頼すると、作業方法や見積内容がずれる可能性があります。
HDDとSSDは、どちらもPCやサーバーに使われる記憶媒体ですが、データの記録方式が異なります。
HDDは磁気ディスクにデータを記録するため、上書き消去、磁気消去、物理破壊が選択肢になります。一方、SSDはフラッシュメモリにデータを記録するため、磁気消去では対応できません。
業者へ問い合わせる際は、以下を伝えられるとスムーズです。
媒体種別が分からない場合は、業者に調査や取り外し作業まで対応できるか確認しましょう。
法人のPC環境では、古いPCはHDD、新しいPCはSSDというように、媒体が混在していることがあります。
部署や導入時期によって、同じ社内でも媒体構成が異なることがあります。サーバーやNASでも、HDDとSSDが混在している場合があります。
混在している場合は、以下の点を整理しましょう。
HDDとSSDを同じ方法で処理できるとは限りません。見積依頼時に媒体の内訳を伝えることで、適切な作業提案を受けやすくなります。
起動しないPCや認識しないHDD・SSDがある場合も、事前に把握しておく必要があります。
正常に認識できる媒体であれば上書き消去が可能な場合がありますが、故障している媒体では上書き消去ができないことがあります。その場合は、磁気消去や物理破壊、チップ破壊などが候補になります。
確認したい点は以下の通りです。
必要なデータが残っている可能性がある場合は、消去や破壊の前に復旧要否を判断しましょう。
見積や作業計画を正確にするためには、対象となるPC台数、HDD・SSD本数、NAS・サーバーのディスク数、拠点別の数量を事前に把握しておく必要があります。
台数が曖昧なまま依頼すると、作業時間や費用、証明書発行数が変わる可能性があります。
PC台数とHDD・SSDの本数は、必ずしも一致しません。
1台のPCに複数のストレージが入っている場合もあります。NASやサーバーでは、1台の本体に複数のHDD・SSDが搭載されていることが一般的です。
確認したい数量は以下の通りです。
証明書を媒体単位で発行する場合、HDD・SSDの本数が費用や納品形式に影響することがあります。
複数拠点がある企業では、拠点別に数量を整理しておきましょう。
たとえば、以下のように整理します。
拠点別数量は、回収日程、出張費、輸送費、作業員数に影響します。全国対応や多拠点回収を希望する場合は、拠点ごとの住所や作業条件も整理しておくとよいでしょう。
PC入れ替えや拠点閉鎖の途中では、対象台数が変動することがあります。
後から倉庫に保管していた旧端末が見つかったり、部署から追加の外付けHDDが出てきたりするケースもあります。
台数が確定していない場合は、業者へ以下のように伝えましょう。
見積時に予備数や追加条件を確認しておくことで、後から対象が増えた場合も対応しやすくなります。
データ消去の目的によって、適した消去方法や依頼内容は変わります。廃棄、リース返却、社内再利用、売却・買取など、処理後に機器をどう扱うのかを事前に決めておきましょう。
目的が曖昧なままだと、物理破壊してはいけない機器を壊してしまったり、廃棄前提なのに再利用向けの消去方法を選んでしまったりする可能性があります。
機器を廃棄する場合は、磁気消去や物理破壊が候補になります。
廃棄前提であれば、媒体を再利用する必要がないため、HDDやSSDを物理的に破壊する方法も選びやすくなります。
確認したい点は以下の通りです。
廃棄の場合は、データ消去証明書だけでなく、廃棄証明書や破壊証明書が必要になることもあります。
リースPCを返却する場合は、契約条件を確認しましょう。
リース品は返却が前提のため、物理破壊できない場合があります。その場合、上書き消去やSSD対応消去など、機器を壊さない方法を選ぶ必要があります。
確認したい点は以下の通りです。
返却期限が決まっている場合は、消去作業と証明書発行にかかる期間を逆算して進めましょう。
PCやストレージを社内で再利用する場合は、媒体を壊さない消去方法が必要です。
たとえば、部署異動や端末の再配布、キッティング前の初期化などでは、前利用者のデータが残らないようにする必要があります。
社内再利用時に確認したい点は以下の通りです。
OSの再インストールや初期化だけでは、データ消去として不十分な場合があります。社内再利用でも、必要に応じて消去ログを残せる方法を検討しましょう。
PCやサーバーを売却・買取に出す場合は、再利用前提の消去方法を検討します。
ただし、買取業者がデータ消去を行う場合でも、その方法や証明書の有無を確認することが重要です。
確認したい点は以下の通りです。
高機密情報を扱っていた機器は、売却せずに物理破壊や廃棄を選ぶ判断もあります。
業者に依頼する前に、上書き消去、磁気消去、物理破壊、SSD対応消去など、希望する消去方法を整理しておきましょう。分からない場合は、媒体の種類と目的を伝え、業者から提案を受ける形でも問題ありません。
上書き消去は、媒体を壊さずにデータを復元困難な状態にする方法です。
以下のようなケースに向いています。
ただし、起動しないPCや認識しないHDD・SSDでは、上書き消去ができない場合があります。
磁気消去は、強力な磁気でHDDのデータを読み取れない状態にする方法です。
以下のようなケースに向いています。
ただし、磁気消去はSSDには使えません。また、処理後のHDDは基本的に再利用できないため、リース返却や売却を予定している場合は注意が必要です。
物理破壊は、HDDやSSDを物理的に破壊する方法です。
以下のようなケースに向いています。
HDDとSSDでは、破壊すべき箇所が異なります。SSDではメモリチップ部分を破壊できるかが重要です。依頼時には、破壊方法や写真の有無を確認しましょう。
消去方法を自社で決めきれない場合は、無理に方法を指定する必要はありません。
その代わり、以下の条件を業者に伝えましょう。
条件を伝えれば、業者から適した消去方法を提案してもらいやすくなります。
データ消去の依頼形態には、自社拠点で作業するオンサイト対応と、業者が機器を回収して処理施設で作業する持ち帰り対応があります。機密性、台数、作業場所、費用をもとに選びましょう。
オンサイト対応は、業者が自社オフィスや施設へ訪問し、その場でデータ消去や物理破壊を行う方法です。
以下のような場合に向いています。
オンサイト対応では、作業スペースや電源、搬入経路、立ち会い者の確保が必要になることがあります。
持ち帰り対応は、業者がPCやHDDを回収し、業者施設でデータ消去や物理破壊を行う方法です。
以下のような場合に向いています。
持ち帰り対応を選ぶ場合は、回収記録、輸送管理、保管体制、証明書発行の内容を確認しましょう。
オンサイト対応と持ち帰り対応は、どちらか一方だけを選ぶ必要はありません。対象機器や拠点ごとに併用する方法もあります。
たとえば、以下のような使い分けです。
併用する場合は、証明書の形式や記載項目を統一しておくと、台帳管理がしやすくなります。
データ消去証明書は、発行有無だけでなく、記載項目や形式が重要です。対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社を確認できる証明書が必要か事前に決めておきましょう。
証明書に必要な項目は、社内報告や監査対応の要件によって変わります。
主に確認したい項目は以下の通りです。
見積依頼時にこれらの項目を伝えておくと、証明書の内容不足を防ぎやすくなります。
証明書には、複数台をまとめて記載する一括証明書と、端末・媒体ごとに発行する個別証明書があります。
大量台数を処理する場合は、一括証明書が便利です。ただし、一括証明書でも、資産番号やシリアル番号の内訳一覧が必要です。
一方、高機密媒体やサーバー・NASのディスクなどは、個別証明書や媒体単位の証明書が向いていることがあります。
確認したい点は以下の通りです。
証明書は、IT資産台帳と紐づけて管理することで活用しやすくなります。
依頼前に、業者へ提供する情報を整理しておきましょう。
作業完了後は、証明書番号や消去日を台帳に記録し、監査や社内確認で使える状態にしておくことが重要です。
業者へ依頼する範囲は、データ消去のみなのか、機器回収、HDD/SSD取り外し、物理破壊、廃棄処理、廃棄証明書発行まで含むのかを事前に確認しましょう。
依頼範囲が曖昧だと、消去後の機器が自社に残ったり、廃棄証明書が発行されなかったりする可能性があります。
データ消去のみを依頼する場合、消去後の機器や媒体は自社で管理する必要があります。
確認したい点は以下の通りです。
「データ消去サービス」と記載されていても、回収や廃棄まで含まれているとは限りません。見積時に作業範囲を確認しましょう。
回収・廃棄までまとめて依頼する場合は、データ消去から処分までの流れを確認します。
確認したい項目は以下の通りです。
ワンストップで対応できる業者であれば、社内の作業負担を減らしやすくなります。ただし、どこまでが見積に含まれているかは必ず確認しましょう。
PCやNAS、サーバーからHDD・SSDを取り外す作業が必要になる場合があります。
業者によっては、取り外し作業が別費用になる場合や、対応していない場合があります。
確認したい点は以下の通りです。
サーバーやNASは構成が複雑な場合があるため、必要に応じて情シス部門や保守ベンダーと連携しましょう。
データ消去の費用は、台数、媒体種別、消去方法、依頼形態、証明書、回収・廃棄範囲によって変わります。見積時には、単価だけでなく総額と作業範囲を確認しましょう。
データ消去の見積では、作業費以外にもさまざまな費用が発生する場合があります。
主な費用項目は以下の通りです。
1台あたりの単価が安く見えても、証明書費用や回収費が別になっている場合があります。見積時には、総額と含まれる作業範囲を確認しましょう。
データ消去では、作業日だけでなく、回収日や証明書発行日も確認が必要です。
特に、リース返却や拠点閉鎖では期限が決まっているため、逆算してスケジュールを立てる必要があります。
確認したい日程は以下の通りです。
証明書の発行が作業後数日かかる場合もあります。社内報告や返却手続きに間に合うか確認しましょう。
オンサイト対応を依頼する場合は、作業条件の確認も必要です。
業者が現地で作業するには、作業スペースや電源、搬入経路などが必要になることがあります。
確認したい項目は以下の通りです。
官公庁、医療機関、金融機関、工場などでは、入館手続きや作業制限がある場合があります。事前に業者へ共有しましょう。
業者へ正式に依頼する前に、必要データのバックアップ、復旧要否、利用部門への確認、社内承認、IT資産台帳の更新準備を済ませておきましょう。
データ消去や物理破壊を行った後は、原則として元の状態に戻すことが難しくなります。社内確認を済ませてから依頼することが重要です。
データ消去前には、必要データのバックアップが完了しているか確認しましょう。
特にNASやサーバーでは、複数部署が利用しているデータが保存されていることがあります。不要だと思っていたディスクに、業務上必要なデータが残っている可能性もあります。
確認したい点は以下の通りです。
障害媒体に必要データが残っている場合は、消去や破壊を行う前に復旧を検討しましょう。
データ消去や機器廃棄では、社内承認が必要になることがあります。
関係する部門は、以下のように複数にわたる場合があります。
特に、大量台数の廃棄やサーバーの処分、高機密データを含む媒体の処理では、稟議や予算承認が必要になることがあります。正式依頼前に、承認フローを確認しておきましょう。
データ消去を行った後は、IT資産台帳を更新する必要があります。
台帳更新に必要な情報は以下の通りです。
証明書を取得しても、台帳に反映されていなければ後から確認しづらくなります。依頼前に、作業完了後の台帳更新方法まで決めておきましょう。
業者へ見積依頼する際は、対象機器の種類、台数、媒体種別、拠点、消去目的、希望する消去方法、依頼形態、証明書要件、回収・廃棄範囲、希望日程を伝えると、正確な見積を受け取りやすくなります。
| 伝える情報 | 具体例 |
|---|---|
| 対象機器 | ノートPC、HDD、SSD、NAS、サーバー |
| 台数・本数 | PC100台、HDD120本、NAS4台 |
| 媒体種別 | HDD、SSD、M.2 SSD、外付けHDD |
| 拠点 | 東京本社、大阪支店、全国20店舗 |
| 消去目的 | 廃棄、リース返却、再利用、売却 |
| 希望方法 | 上書き、磁気、物理破壊、SSD対応消去 |
| 依頼形態 | オンサイト、持ち帰り、郵送、持ち込み |
| 証明書 | 個別証明、一括証明、CSV一覧、写真付き |
| 回収・廃棄 | 回収あり、廃棄あり、マニフェスト要 |
| 希望日程 | 回収日、作業期限、証明書納期 |
見積依頼時点ですべての情報が確定していなくても、分かっている範囲を伝え、未確定項目を明示することが大切です。後から追加費用や作業範囲の変更が発生しないよう、条件をできるだけ具体的に伝えましょう。
データ消去の委託では、事前整理が依頼品質を左右します。
対象機器や媒体種別、台数が曖昧なまま依頼すると、見積内容がずれたり、作業当日に対象外の機器が見つかったり、証明書の記載項目が不足したりする可能性があります。
依頼前には、以下を整理しておきましょう。
総務・管理部門は契約や証明書、回収・廃棄範囲を確認し、情シス部門は対象機器や媒体種別、バックアップ・復旧要否を確認するなど、社内で役割分担して進めるとスムーズです。
データ消去を業者に依頼する前には、対象機器、媒体種別、台数、拠点、消去目的、希望する消去方法、依頼形態、証明書要件、回収・廃棄範囲を整理しておくことが重要です。
事前確認が不十分なまま依頼すると、見積内容がずれたり、処理対象の漏れが発生したり、必要な証明書項目が不足したりする可能性があります。
データ消去の委託では、対象機器や媒体種別、台数、証明書要件を事前に整理しておくことで、見積や作業内容のズレを防ぎやすくなります。上書き消去・磁気消去・物理破壊・SSD対応消去など、複数方式に対応できる業者であれば、媒体や目的に合わせた相談がしやすくなります。
A. データ消去を業者に依頼する前には、対象機器、HDD/SSDなどの媒体種別、台数、設置拠点、消去目的、希望する消去方法、オンサイト対応の要否、証明書の必要項目、回収・廃棄範囲を確認しましょう。
特に法人では、証明書や台帳管理が必要になるため、資産番号やシリアル番号も整理しておくとスムーズです。
A. 依頼自体は可能ですが、HDDとSSDでは適した消去方法が異なります。
SSDは磁気消去が使えないため、事前に可能な範囲で媒体種別を確認しておくことが大切です。不明な場合は、業者に媒体調査やHDD/SSD取り外し作業に対応できるか確認しましょう。
A. 業者によっては、資産番号、シリアル番号、拠点名、消去方法などを指定して証明書に記載できる場合があります。
監査や社内報告で必要な項目がある場合は、依頼前に伝えておくことが重要です。一括証明書の場合でも、内訳一覧が発行されるか確認しましょう。
A. 機密情報を含む媒体や、社外持ち出し禁止の機器はオンサイト対応が向いています。
一方、通常PCの大量廃棄や複数拠点からの回収では、持ち帰り対応が向いている場合があります。機密性、台数、拠点、費用、立ち会いの必要性をもとに判断しましょう。
A. 概算で見積を取ることは可能です。
ただし、台数や媒体本数が変わると、費用や作業日程も変わります。見積時には「予定台数」と「増減の可能性」を伝え、追加費用の条件や確定期限も確認しておきましょう。
A. 不要ではありません。
データ消去や物理破壊を行った後は復旧が難しくなるため、必要データのバックアップや復旧要否は依頼前に社内で確認しておく必要があります。NASやサーバーのように複数部署が利用する機器では、利用部門への確認も重要です。
A. 業者によっては、データ消去だけでなく、機器回収、HDD/SSD取り外し、物理破壊、廃棄処理、廃棄証明書発行まで対応できる場合があります。
ただし、すべての業者が対応しているわけではありません。どこまでが見積に含まれるか、廃棄証明書やマニフェストが必要かを事前に確認しましょう。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||