法人向けのデータ消去について

社内の顧客情報や取引先情報、経理データなど重要なデータは、廃棄や譲渡する際に適切に消去しておかないと、情報漏洩の可能性が高くなります。「消去したつもり」にならないよう、法人として必ず押さえておきたいデータ消去の方法と、信頼できる委託先選定のポイントを解説します。

なぜ法人はデータ消去が重要なのか

法人に求められるデータ消去とは、「復元不可能な消去」です。データを消去したつもりで残っていると、顧客情報や自社情報の漏洩、経理データなどの重大な情報が漏洩するリスクに晒されます。

万が一、データが漏洩してしまうと、ブランドイメージがダウンするばかりか、損害賠償や法的責任を負う可能性もあります。

個人情報保護法やGDPR（EU一般データ保護規則）など、データ保護関連の法律・規則を遵守するようコンプライアンス上の対応が必要です。

HDDやSSDは「削除」や「初期化」だけでは、データが完全に消去できず、専用装置やソフトを使って消去する必要があります。

法人向けデータ消去の主な方法

法人での一般的なデータ消去の方法を紹介します。

ソフトウェア消去

データを消去する専用のソフトを使用して、データ消去する方法です。無料のソフトから有料のものまで、さまざまなソフトがありますが、自社のニーズに対応できるデータ消去ソフトを選ぶ必要があります。

データ消去ソフトは、上書きを複数回行うことで以前の情報を読み取れない状態にする方式が主流です。しかしSSDは記録方式が異なり、HDD用の上書きでは完全に消去できない場合があります。SSDはSSD専用のツールで消去してください。

また有料ソフトは信頼性が高く、データ消去証明書の自動発行、複数台一括管理などの機能が搭載されていて、企業に選ばれています。

物理破壊

ハンマーやドリルなどを使い、データを保存しているHDDを物理的に破壊する方法です。HDDそのものが使用不可能となる、確実なデータ消去方法です。

自分でできない場合には、物理破壊サービスを行う業者に依頼できます。

磁気破壊（デガウス）

強力な磁気でデータ領域を破壊します。HDDの記録部分は磁気に弱いことを利用した消去方法ですが、一般的な磁石では磁力が弱すぎます。

業務用の強力な磁力が必要なため、装置を購入またはレンタルする必要があります。

磁気破壊はほぼデータ復旧が不可能とされていて、信頼性は高いですが、SSDやフラッシュメモリには効果がありません。

専門業者への委託

データ消去の専門業者は、国際規格に準拠した方法でデータ消去を行っています。上記の方法を用途に応じて使い分け、消去するごとに「データ消去証明書」を発行してくれます。

PC台数が多い企業や、機密性の高い情報を扱っている場合には、データ消去は専門業者へ委託すると万全でしょう。

法人が業者を選ぶ際のチェックポイント

データ消去の委託先を選ぶ際には、いくつかのチェックポイントがあります。以下にリストアップした項目をチェックしてみましょう。

自社のニーズに適応していることを見ることが大切です。

• 情報セキュリティ認証（例：ISO27001）を取得しているか。
• 作業が社内立ち会い・オンサイトでできるか。
• データ消去証明書を発行してくれるか。
• HDD・SSDの種類に応じた対応が可能か。
• 廃棄・リサイクル・再販まで一括対応できるか。

PC入れ替えと合わせて効率よく進める方法

企業でPCを入れ替える際には、古い端末の回収と新しい端末の設定が重なり、現場の混乱が予想されます。データ消去を「別の作業」と切り離してしまうと、未処置の端末が放置されリスクが高まってしまいます。

まず新旧PCの入れ替え計画はできるだけ早期に立案し、資産台帳と照らし合わせて廃棄対象・再利用対象を明確に分類しましょう。

データ消去とリサイクルを同時に依頼すると、コスト削減にも繋がるため、一括で依頼できる専門業者を活用すると安全で効率的です。

まとめ：法人にとってデータ消去は情報セキュリティの命綱

法人におけるデータ消去は、単なるPC廃棄作業ではなく、企業のブランドイメージや信頼を守るための重要なプロセスです。万が一の情報漏洩リスクを回避するためにも、信頼できる専門業者を選びましょう。