法人がPC、HDD、SSD、NAS、サーバーなどを廃棄・返却・入れ替える際は、保存されているデータを確実に消去する必要があります。単にファイルを削除したり、端末を初期化したりするだけでは、データが復元されるリスクが残る場合があります。
特に、顧客情報、従業員情報、取引先情報、契約書、設計データ、医療情報、教育関連情報、行政情報などを扱う法人では、情報漏洩対策として、適切なデータ消去方法を選ぶことが重要です。
また、データ消去を業者へ委託する場合は、消去方式、データ消去証明書の発行可否、オンサイト対応、対応媒体、作業報告、監査対応、全国拠点対応なども確認する必要があります。PC廃棄や端末入れ替えは一時的な作業に見えますが、情報管理の観点では、廃棄前後の工程まで含めて管理することが欠かせません。
この記事では、法人がデータ消去を検討する際に確認したいポイントを、目的別に整理します。
法人のデータ消去では、まず「何を」「なぜ」「どの状態にするために」消去するのかを整理することが大切です。PCやHDDを廃棄する場合と、リース返却する場合、社内で再利用する場合では、適した消去方法や必要な証明書が異なります。
ファイル削除やOSの初期化は、画面上からデータが見えなくなるだけで、記録媒体の内部にはデータの痕跡が残る場合があります。そのため、専用ツールや専門的な手法によって、復元が困難な状態にするデータ消去が必要になるケースがあります。
特に、顧客情報や従業員情報、契約書、会計データ、設計データなどを保存していた端末では、廃棄や返却の前に、消去方法を確認することが重要です。情報漏洩が発生すると、企業の信用低下や取引先への説明、社内調査などにつながる可能性があります。
データ消去を検討する際は、まず対象となる媒体を把握します。法人では、PCだけでなく、HDD、SSD、NAS、サーバー、USBメモリー、タブレットなど、さまざまな媒体が利用されています。
対象媒体の例は以下です。
媒体の種類によって、上書き消去、磁気消去、物理破壊など、選択できる方法が異なります。たとえば、HDDでは磁気消去が選択肢になる一方で、SSDでは適さない場合があります。
次に、対象媒体にどのような情報が保存されているかを確認します。保存データの内容によって、必要な管理レベルや証明書の重要度が変わります。
確認したい情報の例は以下です。
個人情報や機密情報が含まれる場合は、消去方法だけでなく、作業場所、証明書、作業記録、委託先の情報管理体制まで確認しておく必要があります。
同じPCやHDDでも、廃棄するのか、リース会社へ返却するのか、社内で再利用するのかによって、適した対応は変わります。
| 用途 | 確認したいポイント |
|---|---|
| 廃棄 | データを復元困難な状態にしたうえで、媒体を破壊・処分する必要があるか |
| リース返却 | 返却前に自社側で消去すべきか、証明書を取得できるか |
| 社内再利用 | 端末を再利用するため、媒体を破壊せずに上書き消去できるか |
| 売却・譲渡 | 第三者へ渡る前に、データ復元リスクをなくせているか |
用途を整理することで、消去方式や業者委託の必要性を判断しやすくなります。
法人のデータ消去では、主に上書き消去、磁気消去、物理破壊の3つの方法が使われます。それぞれ特徴や向いているケースが異なるため、対象媒体や利用目的に応じて選ぶことが重要です。
| 消去方式 | 特徴 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 上書き消去 | データ領域に別データを書き込み、元データを復元困難にする | PCの再利用、リース返却、証明書が必要なケース | 媒体の状態によっては実施できない場合がある |
| 磁気消去 | 強力な磁気でHDD内のデータを破壊する | HDDの大量処理、再利用しない媒体 | SSDには適さない |
| 物理破壊 | 媒体を破砕・穿孔などで物理的に破壊する | 再利用しない媒体、機密性が高い媒体 | 媒体は再利用できない |
上書き消去は、端末を再利用したい場合やリースPCを返却する場合に選ばれることがあります。磁気消去や物理破壊は、媒体を再利用しない場合や、機密性の高いデータを扱っていた場合に検討されます。
ただし、消去方式は「どれが常に最適」というものではありません。媒体の種類、端末の状態、証明書の必要性、作業場所、コストを踏まえて選ぶことが大切です。
データ消去では、媒体ごとの特性を理解することも重要です。PC、HDD、SSD、NAS、サーバーでは、データの保存方法や消去時の注意点が異なります。
業務用PCやノートPCでは、内蔵HDDやSSDに業務データが保存されていることがあります。端末を廃棄・返却・再利用する際は、OSの初期化だけでなく、記憶媒体に対して適切な消去が行われているかを確認しましょう。
特に、リースPCや退職者利用端末、部署異動後の再利用端末では、前利用者のデータが残らないように管理することが重要です。
HDDは、上書き消去、磁気消去、物理破壊など複数の方法を選びやすい媒体です。大量のHDDを処理する場合は、1台ごとに管理番号やシリアル番号を記録し、データ消去証明書と紐づけておくと、後から確認しやすくなります。
SSDはHDDとは記録方式が異なるため、HDDと同じ消去方法では適さない場合があります。法人でSSD搭載PCを廃棄・返却する際は、SSDに対応した消去方式を選べるか、証明書を発行できるかを確認しましょう。
NASやサーバーでは、複数のディスクやRAID構成が使われている場合があります。単体ディスクだけを消去するのではなく、機器全体、搭載ディスク、バックアップ媒体、共有フォルダの管理状況を確認する必要があります。
また、部門共有データ、顧客データ、業務システムのデータが混在していることも多いため、対象範囲を事前に整理しておきましょう。
教育機関や営業部門、店舗業務では、タブレットやスマートフォンが利用されることがあります。端末初期化だけでなく、業務アプリ、クラウド連携、アカウント情報、端末管理ツールとの関係も確認する必要があります。
法人のデータ消去では、社内で対応するのではなく、専門業者へ委託するケースがあります。業者へ依頼する場合は、費用や対応スピードだけでなく、対応媒体、証明書、オンサイト対応、情報セキュリティ体制などを確認することが重要です。
業者によって、対応できる媒体や台数は異なります。PC数十台から数千台規模の処理、HDD単体、SSD、NAS、サーバーなど、自社の対象媒体に対応できるかを確認しましょう。
法人では、作業後にデータ消去証明書や作業報告書が必要になることがあります。特に、顧客情報や機密情報を扱っていた端末では、いつ、どの媒体に対して、どの方式で消去したのかを記録として残すことが大切です。
媒体を社外に出せない場合は、業者が自社オフィスや指定場所に訪問して作業するオンサイト対応が選択肢になります。官公庁、自治体、医療機関、大手企業などでは、持ち出しリスクを抑えるためにオンサイト対応を検討するケースがあります。
データ消去を委託する場合、委託先の情報管理体制も確認が必要です。作業者管理、入退室管理、運搬管理、秘密保持契約、認証取得状況などを確認し、安心して任せられる業者かを見極めましょう。
多拠点企業では、本社だけでなく、支店、営業所、工場、店舗などにあるPCやHDDをまとめて消去する必要がある場合があります。拠点ごとの回収、現地作業、証明書の一括管理に対応できるかも確認しておきましょう。
法人のデータ消去では、作業を実施しただけでなく、作業結果を証明できる状態にしておくことが重要です。データ消去証明書は、社内説明や監査対応、顧客説明、リース返却時の記録として活用されることがあります。
データ消去証明書には、作業日、対象媒体、管理番号、消去方式、作業結果、作業担当、証明書番号などが記載されることがあります。ただし、証明書の内容は業者によって異なるため、発行可否だけでなく、記載項目まで確認しておくことが大切です。
大量PCやHDDの消去では、端末管理番号、シリアル番号、作業番号、証明書番号を紐づけて管理する必要があります。証明書だけがあっても、どの端末を消去した証明なのか分からなければ、監査や社内確認で使いにくくなります。
証明書は、単に発行されるだけでなく、社内監査や顧客説明に必要な内容が含まれているかを確認することが重要です。消去方式、対象媒体、作業日、結果、管理番号が分かるかを確認しましょう。
データ消去を業者へ委託する場合、作業場所も重要な判断ポイントです。自社内で作業するオンサイト対応と、業者施設で作業する持ち帰り対応では、リスク、コスト、作業負荷が異なります。
オンサイト対応は、対象媒体を社外に出したくない場合に向いています。官公庁、自治体、医療機関、金融機関、大手企業など、機密性の高い情報を扱う組織では、担当者の立ち会いのもとで作業できる点が安心材料になります。
持ち帰り対応は、対象台数が多い場合や、業者施設で効率的に処理したい場合に向いています。コストを抑えやすい一方で、社外搬出や輸送中の管理体制を確認する必要があります。
オンサイトと持ち帰り対応を選ぶ際は、情報の機密性、対象台数、作業場所、費用、証明書、作業立ち会いの必要性を比較しましょう。特に媒体を社外に出せない場合は、オンサイト対応が可能な業者を検討する必要があります。
法人のデータ消去では、業種や利用シーンによって確認すべきポイントが異なります。PCの大量入れ替え、官公庁のPC廃棄、リースPC返却、大手企業の多拠点対応など、それぞれに必要な確認項目があります。
大量PC入替では、対象台数の把握、作業スケジュール、資産管理台帳との照合、証明書の一括管理が重要です。端末ごとに管理番号を付け、消去漏れがないように進行管理しましょう。
官公庁や自治体では、住民情報や行政文書など、慎重な取り扱いが必要な情報を保存している場合があります。証明書、オンサイト対応、作業記録、監査対応を前提にデータ消去を検討することが重要です。
リースPCを返却する際は、返却前に自社側でデータ消去を行う必要があるか、リース会社側で消去されるのか、証明書を取得できるのかを確認しましょう。返却期限や台数が多い場合は、早めに作業計画を立てることが大切です。
大手企業や多拠点企業では、全国の支店・営業所・工場・店舗にあるPCやHDDをまとめて管理する必要があります。拠点ごとの回収、作業日程、証明書管理、情報システム部門との連携が重要です。
医療機関では、患者情報、電子カルテ関連端末、検査データ、画像データなどを扱うことがあります。院内PCや外部記憶媒体を廃棄する際は、情報漏洩対策と証明書の確認が重要です。
教育機関では、児童・生徒・学生情報、教職員情報、成績関連データ、学習用タブレットの情報などが端末に残る場合があります。PCやタブレットを廃棄・入れ替える際は、端末ごとの消去状況を管理しましょう。
BPO企業では、顧客業務で使った端末や、委託データを扱ったPCの返却・入れ替えが発生する場合があります。顧客データの消去責任や証明書の発行、返却前チェックを整理しておきましょう。
法人でデータ消去を進める際は、対象媒体、保存データ、消去方式、証明書、委託先条件を事前に整理しておくことが大切です。以下の項目を確認しておきましょう。
| 確認項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対象媒体 | PC、HDD、SSD、NAS、サーバー、タブレットなどを整理したか |
| 保存データ | 個人情報・顧客情報・機密情報の有無を確認したか |
| 用途 | 廃棄、返却、再利用、売却のどれに該当するか |
| 消去方式 | 上書き消去、磁気消去、物理破壊のどれを選ぶか |
| 証明書 | データ消去証明書を発行できるか |
| 管理番号 | 端末・HDD・証明書を紐づけられるか |
| 作業場所 | オンサイト対応が必要か |
| 委託先 | 法人対応・情報管理体制を確認したか |
| 台数 | 大量端末や全国拠点に対応できるか |
| 監査対応 | 社内説明・監査で使える記録を残せるか |
まずは、対象媒体、保存されているデータ、廃棄・返却・再利用の目的、必要な証明書の有無を確認しましょう。PC、HDD、SSD、NAS、サーバーなど、媒体によって適した消去方法が異なります。
通常のファイル削除や初期化では、データが復元されるリスクが残る場合があります。法人では、情報漏洩対策として、復元困難な状態にするデータ消去方法を検討する必要があります。
顧客情報や機密情報を含む媒体、リース返却、大量PC廃棄、監査対応が必要な場合は、データ消去証明書の発行可否を確認しておくと安心です。証明書に対象媒体や消去方式、作業日が記載されるかも確認しましょう。
媒体を社外に出せない場合や、機密性の高い情報を扱う場合に検討されます。官公庁、自治体、医療機関、大手企業などでは、輸送中の紛失・盗難リスクを抑える目的でオンサイト対応が選ばれることがあります。
対応媒体、消去方式、証明書、オンサイト対応、情報セキュリティ体制、全国対応、費用条件を比較しましょう。単に費用だけで選ぶのではなく、自社の管理要件に合うかを確認することが重要です。
法人のデータ消去では、単に端末を廃棄するだけでなく、保存データの種類、媒体、消去方式、証明書、オンサイト対応、業者委託、監査対応まで整理することが重要です。
PC廃棄、リース返却、端末入替、NAS・サーバー廃棄、全国拠点対応など、状況によって確認すべきポイントは異なります。まずは対象媒体と保存データを整理し、必要な消去方式・証明書・委託先条件を確認しましょう。
データ消去は「削除して終わり」ではなく、消去方法を選び、作業結果を記録し、必要に応じて証明書を保管するまでが重要です。自社の情報管理ルールに合う方法を選び、情報漏洩リスクを抑えましょう。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||