法人でPCやHDD、SSD、NAS、サーバーなどを処分・返却・再利用する際は、データ消去をどのように行うかを事前に整理しておくことが重要です。
一口にデータ消去といっても、PC入れ替え、リース返却、官公庁・自治体のPC廃棄、サーバー・NAS更新、全国拠点の一括処理など、利用シーンによって注意すべきポイントは異なります。
たとえば、リース返却では端末を壊さずに消去する必要がある一方、廃棄前提のHDDでは磁気消去や物理破壊が検討されます。官公庁・自治体のように機密性の高い情報を扱う場合は、オンサイト対応や証明書管理まで重視されることがあります。
このページでわかること
法人のデータ消去では、利用シーンごとに適した消去方法や証明書管理が異なります。PC入れ替え、リース返却、官公庁PC廃棄、サーバー・NAS更新、多拠点対応など、自社の状況に合わせて確認しましょう。
このページでは、法人でデータ消去が必要になる主な場面を整理し、シーン別に確認すべきポイントを解説します。
PCやHDDを処分する際、「初期化した」「ファイルを削除した」「ゴミ箱を空にした」という対応だけで済ませてしまうケースがあります。
しかし、これらの操作だけでは、データそのものが完全に消えているとは限りません。画面上では見えなくなっていても、記憶媒体の内部には元データが残っている場合があります。
法人PCには、以下のような情報が保存されている可能性があります。
これらの情報が残ったまま廃棄・返却・売却されると、情報漏えいにつながる可能性があります。法人のデータ消去では、「見えなくする」のではなく、復元困難な状態にすることが重要です。
法人で情報漏えいが発生した場合、原因調査や取引先・顧客・関係部門への説明が必要になることがあります。
その際に重要になるのが、どの機器を、いつ、どの方法で、誰が消去したのかを確認できる証跡です。
たとえば、以下のような情報を記録しておくと、後から確認しやすくなります。
データ消去は、作業を行うだけでなく、作業内容を証明できる状態にしておくことが大切です。
企業で大量のPCを入れ替える際は、新端末の手配やキッティングに意識が向きがちです。しかし、旧端末に残ったデータの消去も重要な工程です。
数十台・数百台・数千台規模でPCを入れ替える場合、未消去端末の混入、資産台帳との不一致、証明書の管理漏れなどが起こりやすくなります。
大量PCのデータ消去では、以下のような課題が発生しやすくなります。
台数が多いほど、担当者の目視確認だけでは管理が難しくなります。消去作業そのものだけでなく、端末ごとの処理状況を管理する仕組みが必要です。
大量PC入れ替え時には、対象端末を一覧化し、資産番号やシリアル番号と紐づけて管理しましょう。
整理しておきたい項目は以下の通りです。
また、端末ステータスを「回収済み」「バックアップ確認済み」「消去済み」「証明書発行済み」「廃棄済み」「返却済み」などで管理すると、未処理端末の混入を防ぎやすくなります。
リース契約で利用しているPCを返却する場合も、データ消去が必要になることがあります。
リース品は返却が前提のため、物理破壊ができない場合があります。その場合は、上書き消去やSSD対応消去など、端末を壊さずにデータを消去する方法が候補になります。
リース返却時には、以下のような確認漏れに注意が必要です。
「返却すれば消してもらえるはず」と判断するのではなく、契約条件や返却ルールを確認したうえで、データ消去の責任範囲を明確にしておきましょう。
リース返却前には、以下の項目を確認します。
返却期限が決まっている場合は、消去作業と証明書発行にかかる期間を逆算して準備することが大切です。
官公庁・自治体では、住民情報、税務情報、福祉・医療関連情報、教育関連情報、契約・入札情報、職員情報など、機密性の高い情報を扱うことがあります。
そのため、PCやHDDを廃棄する際は、初期化やファイル削除だけでなく、復元困難な状態までデータ消去を行い、その作業を証明できる状態にしておくことが重要です。
官公庁・自治体のPC廃棄では、以下のようなリスクがあります。
特に、住民情報や行政情報を含む端末を外部へ持ち出す場合は、運搬中や保管中の管理体制も確認する必要があります。
官公庁・自治体でPC廃棄を行う際は、以下を確認しましょう。
庁外持ち出しリスクを抑えたい場合は、業者が庁舎や施設へ訪問してその場で消去・破壊を行うオンサイト対応も検討しましょう。
企業のIT環境では、PCだけでなく、サーバー、NAS、外付けHDD、USBメモリ、LTOなど、さまざまな機器や媒体にデータが保存されています。
これらをまとめて処理する場合、すべてを同じ方法でデータ消去できるとは限りません。機器単位ではなく、内部の記憶媒体単位で考えることが重要です。
サーバー・NAS・PCが混在する環境では、以下のような課題が発生しやすくなります。
サーバーやNASでは、1台の機器に複数のHDDやSSDが搭載されていることがあります。本体単位だけでなく、ディスク単位で処理状況を確認する必要があります。
サーバー・NAS・PCが混在する場合は、以下を確認しましょう。
特にサーバーやNASでは、HDD/SSDのシリアル番号、ベイ番号、消去方法、作業日を記録できると、後から確認しやすくなります。
全国に支店、営業所、店舗、工場、サテライトオフィスなどを持つ企業では、複数拠点のPCやHDDをまとめて処理する必要が出てくることがあります。
拠点ごとに個別対応してしまうと、消去方法や証明書形式がバラバラになり、本社側で管理しにくくなる可能性があります。
多拠点のデータ消去では、以下のような課題があります。
全国拠点のデータ消去では、拠点ごとに任せきりにするのではなく、本社主導でルールを決めることが重要です。
全国拠点のPC・HDDをまとめて処理する場合は、以下を整理しましょう。
少量拠点は郵送、大型拠点は回収、高機密拠点はオンサイトなど、拠点ごとに方法を変える場合でも、証明書の項目や台帳更新ルールは統一しておきましょう。
拠点閉鎖やオフィス移転の際には、普段使っていないPC、外付けHDD、NAS、USBメモリ、倉庫保管端末などがまとめて見つかることがあります。
移転作業や撤去作業を優先してしまうと、データ消去の対象漏れや、未消去媒体の外部流出につながる可能性があります。
拠点閉鎖やオフィス移転では、以下のような課題があります。
特に、拠点閉鎖では時間的な制約があるため、データ消去、機器回収、廃棄、証明書発行までの流れを早めに整理しておくことが大切です。
拠点閉鎖・オフィス移転時には、以下を確認しましょう。
回収・消去・廃棄まで一括で相談できる業者であれば、短期間での処理や複数拠点の対応もしやすくなります。
法人のデータ消去では、対象機器や処理目的に合わせて方法を選ぶことが重要です。すべての機器を同じ方法で処理するのではなく、廃棄、再利用、返却、買取などの目的に応じて判断しましょう。
| シーン | 主な対象 | 検討される方法 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 大量PC入れ替え | PC、HDD、SSD | 上書き消去、物理破壊、SSD対応消去 | 台帳と証明書の紐づけが重要 |
| リース返却 | PC | 上書き消去、SSD対応消去 | 物理破壊できない場合がある |
| 官公庁PC廃棄 | PC、HDD、SSD、外付け媒体 | オンサイト、物理破壊、証明書発行 | 説明責任と証跡管理が重要 |
| サーバー・NAS更新 | HDD、SSD、RAID構成 | 媒体単位の消去・破壊 | 本体単位だけでは不十分な場合がある |
| 全国拠点対応 | PC、HDD、外付け媒体 | 郵送、回収、オンサイト併用 | 本社主導で一元管理する |
| 拠点閉鎖・移転 | PC、NAS、外付けHDD | 回収、消去、廃棄一括対応 | 対象漏れに注意する |
HDDとSSDでは適した消去方法が異なります。HDDでは上書き消去、磁気消去、物理破壊が候補になりますが、SSDは磁気消去に適していません。SSD対応消去やチップ破壊など、媒体に合った方法を確認しましょう。
法人でデータ消去を業者へ依頼する場合は、料金だけで判断するのではなく、自社の利用シーンに対応できるかを確認することが重要です。
PC入れ替え、リース返却、官公庁・自治体のPC廃棄、サーバー・NAS更新、全国拠点対応では、それぞれ必要な作業範囲や証明書の内容が異なります。
データ消去業者を選ぶ際は、複数の消去方法に対応しているか確認しましょう。
確認したい方法は以下の通りです。
再利用するPCには上書き消去、廃棄予定のHDDには磁気消去や物理破壊、SSDにはSSD対応の消去やチップ破壊など、媒体や目的に応じて方法を分けられる業者を選ぶと安心です。
作業形態も重要な確認ポイントです。
機密性の高い端末はオンサイト、大量台数はオフサイトや回収、少量拠点は郵送など、状況に応じて使い分けることがあります。
確認したい点は以下の通りです。
法人のデータ消去では、証明書の発行有無だけでなく、記載内容も重要です。
証明書には、以下のような項目が記載されているか確認しましょう。
大量台数や多拠点で処理する場合は、PDFの証明書だけでなく、CSVやExcel形式の一覧データを受け取れると、IT資産台帳と照合しやすくなります。
大量PC、官公庁・自治体、多拠点、サーバー・NASなどのデータ消去では、一般的な少量処理とは異なる管理が必要です。
業者へ相談する際は、以下を確認しましょう。
自社の利用シーンに近い実績がある業者であれば、必要な消去方法や証明書管理について相談しやすくなります。
法人のデータ消去では、利用シーンごとに注意点が異なります。
大量PC入れ替えでは未消去端末の混入や台帳不一致、リース返却では契約条件や返却期限、官公庁・自治体では説明責任やオンサイト対応、サーバー・NASでは媒体単位の管理が重要になります。
また、全国拠点や拠点閉鎖では、拠点ごとに処理方法や証明書形式がバラバラにならないよう、本社主導でルールを統一することが大切です。
データ消去は、単に「消す」だけではなく、どの機器を、いつ、どの方法で処理したのかを後から説明できる状態にしておくことが重要です。自社のシーンに合う消去方法や証明書管理が分からない場合は、法人対応に慣れたデータ消去業者へ相談しましょう。
A. 初期化だけでは不十分な場合があります。
旧端末には顧客情報、従業員情報、業務ファイル、認証情報などが残っている可能性があります。画面上ではデータが消えたように見えても、記憶媒体内に元データが残っている場合があるため、専用ソフトによる上書き消去や、廃棄前提であれば物理破壊などを検討しましょう。
A. 必要になる場合があります。
リース契約によっては、返却前に自社でデータ消去を行う必要がある場合や、消去証明書の提出が求められる場合があります。返却期限から逆算して、消去作業と証明書発行のスケジュールを確認しましょう。
A. 復元困難な状態まで消去し、作業内容を証明できる状態にしておくことです。
官公庁・自治体のPCには、住民情報、税務情報、福祉・医療関連情報、教育関連情報などが含まれる可能性があります。庁外持ち出しリスクを抑えたい場合は、オンサイト対応や証明書発行に対応した業者への相談も検討しましょう。
A. 本体単位だけでは不十分な場合があります。
サーバーやNASは複数のHDDやSSDを搭載していることが多く、RAID構成によってデータが複数ディスクに分散している場合があります。媒体単位でシリアル番号、ベイ番号、消去方法、作業日を記録できる証明書が望ましいです。
A. 拠点ごとに任せると、消去方法や証明書形式がバラバラになり、本社側で管理しにくくなる可能性があります。
全国拠点では、本社主導で棚卸し、回収方法、証明書項目、台帳更新ルールを統一することが重要です。少量拠点は郵送、大型拠点は回収、高機密拠点はオンサイトなど、方法を使い分けながら一元管理しましょう。
A. 複数の消去方法、オンサイト・オフサイト対応、全国対応、証明書発行、資産台帳との紐づけに対応できる業者を選ぶと安心です。
大量PC、リース返却、官公庁、サーバー・NAS、多拠点対応など、自社の利用シーンに近い対応実績があるかも確認しましょう。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||