PCやHDD、SSD、NASなどを廃棄・返却・売却する際、データ消去では「どの方法で消すか」だけでなく、「どこで作業するか」も重要です。
データ消去の作業形態には、業者が自社拠点へ訪問して作業するオンサイト対応、業者施設で処理するオフサイト対応、郵送、持ち込み、回収、本社や地域拠点への集約などがあります。
どの作業形態が適しているかは、対象機器の台数、保存されている情報の機密性、拠点数、作業への立ち会い要否、証明書の管理方法によって変わります。
特に法人では、単に「消去する」だけでなく、どの機器を、いつ、どこで、どの方法で処理したのかを後から説明できる状態にしておくことが重要です。
このページでわかること
データ消去は、オンサイト・オフサイト・郵送・回収など、作業形態によって向いているケースが異なります。機密情報を含む媒体を社外へ持ち出したくない場合はオンサイト、大量台数をまとめて処理したい場合はオフサイトや回収対応が候補になります。全国拠点・多拠点で進める場合は、本社主導で証明書と台帳管理を統一しましょう。
このページでは、オンサイト対応、オフサイト対応、郵送・回収、全国対応の違いと、作業形態を選ぶ際に確認すべきポイントを解説します。
オンサイト対応とは、データ消去業者が自社オフィス、工場、店舗、倉庫、庁舎、学校、病院などの拠点へ訪問し、その場でデータ消去や物理破壊を行う方法です。
PCやHDD、SSDなどの記憶媒体を社外へ持ち出す前に処理できるため、運搬中や保管中の紛失・盗難・取り違えリスクを抑えやすい点が特徴です。
また、担当者が作業に立ち会えるため、以下のような確認がしやすくなります。
顧客情報、住民情報、医療情報、金融情報、研究開発情報など、機密性の高い情報を含む媒体を処理する場合は、オンサイト対応が有力な選択肢になります。
オフサイト対応とは、PCやHDDなどの対象機器を業者施設へ預け、業者側の処理施設でデータ消去や物理破壊を行う方法です。
大量台数をまとめて処理したい場合や、自社内に作業スペースを確保できない場合、専用設備を使った処理を依頼したい場合に向いています。
一方で、消去前の媒体を社外へ移動させるため、回収から消去完了までの管理体制を確認することが重要です。
オフサイト対応を選ぶ場合は、以下を確認しましょう。
オフサイト対応では、作業そのものだけでなく、運搬・保管・処理完了までの流れを確認することが大切です。
データ消去の依頼形態には、郵送、持ち込み、回収対応もあります。
少量のHDDやPCであれば、郵送や持ち込みが効率的な場合があります。全国に少量拠点が点在している場合も、各拠点から郵送で業者へ送る方法が検討されます。
一方、大量のPCやHDDを処理する場合、拠点閉鎖やPC入れ替えをまとめて進める場合は、業者による回収対応が便利です。
ただし、郵送や回収では未消去の媒体が移動するため、以下のような管理が必要です。
郵送・回収対応を利用する場合も、証明書発行と台帳更新までを一連の流れとして管理しましょう。
オンサイト対応は、すべてのデータ消去で必須というわけではありません。しかし、媒体を社外へ持ち出したくない場合や、作業状況をその場で確認したい場合には有効です。
特に、機密性の高い情報を扱う企業・団体では、オンサイト対応を検討する価値があります。
PCやHDD、SSDの中に、顧客情報、従業員情報、取引先情報、医療情報、金融情報、研究開発情報などが含まれている場合は、オンサイト対応が向いています。
消去前の媒体を外部へ持ち出すと、運搬中の紛失、盗難、取り違え、保管中の管理不備などのリスクが発生します。
オンサイト対応であれば、対象媒体を自社の管理下に置いたまま処理できるため、社外持ち出し前のリスクを抑えやすくなります。
以下のような情報を含む端末では、特に慎重な対応が必要です。
データ消去や物理破壊の作業に担当者が立ち会いたい場合も、オンサイト対応が向いています。
特に物理破壊では、HDDやSSDが実際に破壊される様子を目視確認したいケースがあります。立ち会いができれば、対象媒体と作業結果をその場で確認しやすくなります。
立ち会い時には、以下の点を確認しましょう。
監査や内部統制の観点で作業証跡を残したい場合にも、オンサイト対応は活用しやすい方法です。
PC入れ替え、拠点閉鎖、リース返却などのタイミングでは、数十台・数百台規模のPCやHDDをまとめて処理することがあります。
オンサイト対応であれば、現地でまとめて消去・破壊を行えるため、対象機器を移動させる手間やリスクを抑えやすくなります。
大量台数をオンサイトで処理する場合は、以下を事前に確認しておきましょう。
大量台数では、作業能力だけでなく、現物管理と証明書管理まで含めて確認することが重要です。
オフサイト対応や回収対応は、業者施設でまとめて処理したい場合や、自社内に作業場所を確保できない場合に向いています。
オンサイト対応に比べて、業者側の設備や処理体制を活用しやすい一方、回収後の管理体制を確認する必要があります。
大量のPCやHDDを短期間で処理したい場合、業者施設でのオフサイト対応が候補になります。
業者の処理施設で専用機器を使ってまとめて処理できるため、作業スペースや機材を自社で用意しなくてよい点がメリットです。
ただし、処理能力が不足していると、リース返却期限や廃棄スケジュールに間に合わない可能性があります。
依頼前には、以下を確認しましょう。
オンサイト作業では、作業スペース、電源、搬入経路、対象機器の保管場所、立ち会いスペースなどが必要になる場合があります。
会議室や倉庫を確保できない、騒音や粉じんが出る作業ができない、セキュリティエリア内で外部業者の作業が難しいといった場合は、オフサイト対応のほうが現実的なこともあります。
自社内で作業できない場合は、業者施設での処理に切り替えたうえで、輸送・保管・証明書の管理体制を確認しましょう。
オフサイト対応や回収対応では、消去前の機器を業者へ預けることになります。そのため、回収から消去完了までの管理体制が重要です。
確認したい項目は以下の通りです。
特に、機密情報を含む媒体を外部へ預ける場合は、作業そのものだけでなく、運搬・保管中のセキュリティ体制まで確認しましょう。
全国に支店、営業所、店舗、工場、サテライトオフィスなどを持つ企業では、PCやHDDのデータ消去を拠点ごとに進める必要が出てくることがあります。
このとき、拠点ごとに担当者判断で処理してしまうと、消去方法、証明書の形式、台帳更新ルールがバラバラになりやすくなります。
全国拠点・多拠点のデータ消去では、本社主導で対象機器、回収方法、消去方法、証明書項目、台帳更新ルールを統一することが重要です。
まず、拠点ごとに対象機器を棚卸しします。
対象になるのは、PC本体だけではありません。HDD、SSD、NAS、サーバー、外付けHDD、USBメモリ、SDカード、バックアップ媒体なども確認しましょう。
棚卸し時には、以下のような情報を整理します。
台帳上の情報だけでなく、現物確認も行うことで、故障PC、予備機、退職者端末、外付けHDDなどの漏れを防ぎやすくなります。
全国拠点のデータ消去では、すべての拠点を同じ方法で処理する必要はありません。
拠点の台数、機密性、所在地、スケジュールに応じて、オンサイト、回収、郵送、本社集約などを使い分けることが現実的です。
| 拠点・状況 | 検討しやすい作業形態 |
|---|---|
| 本社・大型拠点 | オンサイト対応、業者回収 |
| 少量拠点 | 郵送、持ち込み |
| 高機密拠点 | オンサイト消去、オンサイト物理破壊 |
| 店舗・小規模営業所 | 郵送、本社集約、回収対応 |
| 拠点閉鎖 | 回収、消去、廃棄まで一括対応 |
| リース返却対象 | 契約条件に合わせた上書き消去 |
作業形態を拠点ごとに変える場合でも、証明書の記載項目や台帳管理ルールは本社側で統一しておくことが重要です。
多拠点でデータ消去を進める場合、証明書が拠点ごとにバラバラに保管されると、監査や社内報告で確認しにくくなります。
証明書は本社側で一元管理し、IT資産台帳と紐づけておきましょう。
特に以下の項目は、証明書や一覧データで確認できるようにしておくと安心です。
PDFの証明書だけでなく、CSVやExcel形式の一覧データを受け取れると、資産台帳との照合や進捗管理がしやすくなります。
データ消去の費用は、作業形態によって変わります。作業単価だけで比較すると、出張費や回収費、証明書発行費などが後から追加される場合があります。
見積時には、作業範囲と総額を確認しましょう。
オンサイト対応では、業者が自社拠点へ訪問するため、出張費や作業環境に応じた費用が発生することがあります。
確認したい費用項目は以下の通りです。
オンサイト対応では、台数が当日増えると追加費用が発生する場合があります。事前に対象台数と追加時の単価も確認しておきましょう。
オフサイト対応や回収対応では、回収・輸送・保管に関する費用を確認します。
確認したい費用項目は以下の通りです。
回収費や証明書費用が別料金になっている場合、作業単価が安く見えても総額が高くなることがあります。見積時には、どこまでが基本料金に含まれるかを確認しましょう。
全国拠点や多拠点でデータ消去を進める場合は、拠点ごとの費用や管理費用も確認が必要です。
確認したい項目は以下の通りです。
全国対応の場合は、費用だけでなく、スケジュール調整や証明書管理を一括で対応できるかも確認しましょう。
オンサイト、オフサイト、郵送、回収のどの作業形態を選んでも、データ消去を実施した証跡を残すことが重要です。
証明書や作業ログ、破壊写真があれば、どの機器を、いつ、どこで、どの方法で処理したのかを後から確認しやすくなります。
データ消去証明書では、以下のような項目を確認しましょう。
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対象機器名 | PC、HDD、SSD、NASなどを確認するため |
| 資産番号 | 社内台帳と照合するため |
| シリアル番号 | 機器や媒体を個別に特定するため |
| 媒体種別 | HDD、SSD、USBメモリなどを区別するため |
| 消去方法 | 上書き、磁気、物理破壊などを確認するため |
| 作業日 | いつ処理したか確認するため |
| 作業場所 | オンサイトかオフサイトか確認するため |
| 作業会社 | 実施業者を確認するため |
| 証明書番号 | 証跡管理や再発行に使うため |
| 写真・ログ | 作業実態を確認するため |
証明書に「データ消去済み」とだけ記載されていて、対象機器や消去方法が分からない場合は、監査や社内確認で使いにくくなる可能性があります。
オンサイト対応の場合は、証明書に作業場所が記載されているかを確認しましょう。
作業場所が自社拠点名になっていれば、オンサイトで処理した証跡として確認しやすくなります。
また、立ち会いを行う場合は、以下の記録も残しておくと安心です。
オンサイト対応は、その場で処理できる安心感に加えて、作業結果を後から説明できる証跡管理まで行うことが重要です。
オフサイト対応では、機器を回収してから消去が完了するまでの流れを確認できることが大切です。
証明書だけでなく、回収記録や受領書もあわせて確認しましょう。
確認したい記録は以下の通りです。
消去前の媒体を外部へ預ける場合は、作業完了後の証明書だけでなく、回収から処理完了までの管理記録も重要になります。
データ消去業者を選ぶ際は、「オンサイト対応可能」「全国対応可能」といった表記だけで判断しないことが重要です。
自社の対象機器、拠点数、台数、機密性、証明書要件に合った対応ができるかを確認しましょう。
まず、自社の拠点が対応エリアに含まれているかを確認します。
全国対応と記載されていても、オンサイト対応は一部地域のみ、回収はエリア限定という場合があります。
確認したい点は以下の通りです。
全国拠点でのデータ消去を検討している場合は、拠点一覧を業者へ共有し、実際の対応可否を確認しましょう。
法人のデータ消去では、PC本体だけでなく、HDD、SSD、NAS、サーバー、USBメモリ、LTOテープなど複数の媒体が対象になることがあります。
また、再利用する端末と廃棄する媒体では、適した消去方法が異なります。
業者へは、以下の対応可否を確認しましょう。
HDDとSSDが混在している場合や、サーバー・NASを含む場合は、一律の方法ではなく、媒体ごとに適切な処理を提案できる業者を選ぶと安心です。
大量台数や全国拠点のデータ消去では、作業そのものだけでなく、進捗管理と証明書管理も重要です。
本社担当者が全拠点の状況を把握できるよう、以下に対応できるか確認しましょう。
窓口を一本化できる業者であれば、本社側の管理負担を減らしながら、全拠点の処理状況を把握しやすくなります。
データ消去の作業形態を選ぶ前に、以下の項目を確認しておきましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対象拠点を整理したか | 本社、支店、店舗、工場、倉庫など |
| 対象機器を棚卸ししたか | PC、HDD、SSD、NAS、サーバーなど |
| 媒体種別を確認したか | HDD、SSD、USBメモリ、LTOなど |
| 機密性を確認したか | 社外持ち出し可否を判断するため |
| 作業形態を決めたか | オンサイト、オフサイト、郵送、回収など |
| 立ち会い要否を決めたか | 物理破壊や作業確認のため |
| 証明書項目を決めたか | 資産番号、シリアル番号、作業場所など |
| 費用範囲を確認したか | 出張費、回収費、証明書費、分解費など |
| セキュリティ体制を確認したか | 運搬、保管、作業管理、再委託の有無など |
| 台帳更新ルールを決めたか | 証明書と紐づけて管理するため |
このチェックリストを使い、作業形態、証明書、費用、台帳管理まで整理しておくと、業者への見積依頼や社内承認を進めやすくなります。
データ消去の作業形態には、オンサイト、オフサイト、郵送、持ち込み、回収、本社集約などがあります。
オンサイト対応は、機密情報を含む媒体を社外へ持ち出したくない場合や、作業に立ち会いたい場合に向いています。オフサイトや回収対応は、大量台数を業者施設でまとめて処理したい場合や、自社内に作業場所を確保できない場合に検討しやすい方法です。
全国拠点・多拠点でデータ消去を進める場合は、拠点ごとにオンサイト、回収、郵送、本社集約を使い分けながら、証明書と台帳管理は本社側で統一することが重要です。
どの作業形態を選ぶ場合でも、対象機器、資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、証明書番号を後から確認できる状態にしておきましょう。
自社だけで判断が難しい場合は、オンサイト・オフサイト・全国対応に加えて、複数の消去方法と証明書発行に対応できるデータ消去業者へ相談することをおすすめします。
A. オンサイト対応とは、データ消去業者が自社オフィスや施設へ訪問し、その場でPCやHDD、SSDなどのデータ消去や物理破壊を行う方法です。
対象媒体を社外へ持ち出す前に処理できるため、運搬中の紛失や盗難、保管中の管理不備などのリスクを抑えたい場合に検討しやすい方法です。
A. 機密性が高く、消去前の媒体を社外へ持ち出したくない場合はオンサイト対応が向いています。一方、大量台数を業者施設でまとめて処理したい場合や、自社内に作業場所を確保できない場合はオフサイト対応が候補になります。
台数、機密性、費用、立ち会いの必要性、証明書の管理方法をもとに判断しましょう。
A. まず、本社主導で拠点別に対象機器を棚卸しし、資産番号、シリアル番号、処理区分、保管場所を整理しましょう。
そのうえで、拠点ごとにオンサイト、回収、郵送、本社集約などを使い分けます。作業形態を変える場合でも、証明書の記載項目や台帳更新ルールは統一しておくことが重要です。
A. オフサイト対応では、回収後から消去完了までの運搬・保管管理を確認することが重要です。
受領書、追跡管理、保管場所のセキュリティ、作業日、作業場所、証明書発行内容を確認しましょう。消去前の媒体を外部へ預けるため、再委託の有無や保管期間も確認しておくと安心です。
A. 多くの業者で、オンサイト対応でも消去証明書や破壊証明書の発行に対応しています。ただし、記載内容は業者によって異なります。
資産番号、シリアル番号、消去方法、作業日、作業場所、作業会社、破壊写真、消去ログなどが記載・添付できるかを事前に確認しましょう。
A. 対応エリア、オンサイト可否、回収・郵送との組み合わせ、処理能力、証明書一括管理、窓口一本化、セキュリティ体制を確認しましょう。
「全国対応」と記載されていても、オンサイト対応は一部地域のみという場合があります。自社拠点の所在地と台数を伝え、実際の対応範囲を確認することが大切です。
A. 少量拠点で、機密性や社内ルール上の問題がない場合は、郵送対応が候補になります。
ただし、未消去媒体を送付する場合は、梱包方法、追跡番号、送付リスト、受領確認、証明書発行を徹底しましょう。高機密媒体を含む場合は、郵送ではなくオンサイト対応も検討する必要があります。
※2022/4時点公式HPより
2022年4月時点で「データ消去」で検索して公式サイトが表示される上位35社をピックアップ。 消去証明書の発行または第三者機関の認定があるデータ消去サービス・販売企業の中から以下の基準で選定
アドバンスデザイン：全ての消去方法に対応。データ復旧会社の消去サービスを提供
ブランコ・ジャパン：消去したデバイス数が最多2.5億台以上（2022年6月公式HPより）
日東造機：物理破壊装置の業界シェアNo1（※）参照元：日東造機（http://nittoh.co.jp/db50pro.html）2022年6月時点
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| アドバンスデザイン | ブランコ ジャパン |
⽇東造機 | ||
|---|---|---|---|---|
| 販売 | データ消去ソフト | 〇 | 〇 | － |
| 磁気データ消去装置 | 〇 | － | － | |
| 物理破壊装置 | 〇 | － | 〇 | |
| データ消去サービス | オンサイト対応 | 〇 | 〇 | － |
| オフサイト対応 | 〇 | － | － | |
| レンタル | データ消去機器レンタル | 〇 | － | － |
| 公式サイト | ||||